Điều 6. Phương thức phối hợp
Tùy theo tính chất, nội dung công việc cần phối hợp với các cơ quan khác, cơ quan chủ trì quyết định áp dụng một trong các phương thức sau:
1. Lấy ý kiến bằng văn bản:
a) Cơ quan chủ trì gửi văn bản đề nghị cơ quan phối hợp tham gia ý kiến, cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản đầy đủ nội dung, kịp thời cho cơ quan chủ trì. Các cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm nghiên cứu trả lời bằng văn bản đảm bảo thời gian theo quy định. Trường hợp quy trình phối hợp lấy ý kiến được quy định thực hiện liên thông trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh thì các cơ quan liên quan phải cập nhật và thực hiện xử lý đồng thời trên phần mềm.
b) Cơ quan phối hợp chịu trách nhiệm về các thông tin đã cung cấp của mình. Trường hợp hồ sơ chưa đủ cơ sở pháp lý, cần phải xem xét, thẩm tra bổ sung dẫn đến thời gian giải quyết kéo dài hơn quy định thì cơ quan phối hợp phải nêu rõ lý do bằng văn bản và xác định rõ thời gian xin gia hạn công tác phản hồi ý kiến bằng văn bản gửi về cơ quan chủ trì tổng hợp gửi cơ quan tiếp nhận hồ sơ để thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ được biết.
2. Lấy ý kiến tại cuộc họp hoặc phối hợp kiểm tra thực địa:
a) Cơ quan chủ trì tổ chức cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan gửi cho các cơ quan phối hợp trước thời gian tổ chức cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa ít nhất ba (03) ngày làm việc; có công văn mời họp hoặc kiểm tra thực địa, trong đó xác định thành phần tham gia, thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa; Trường hợp tổ chức họp hoặc kiểm tra thực địa đột xuất, chưa chuẩn bị được tài liệu, nội dung thì nêu rõ lý do.
b) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ nội dung cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa bằng biên bản. Kết thúc cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa, các thành viên tham gia họp có trách nhiệm ký vào biên bản để xác nhận ý kiến của mình, trường hợp có một hoặc các bên không thống nhất nội dung thì được bảo lưu ý kiến của mình trong biên bản và cơ quan chủ trì trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết định.
c) Cơ quan phối hợp cử cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có chuyên môn nghiệp vụ để phối hợp với cơ quan chủ trì giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi và đảm bảo đúng nguyên tắc phối hợp; Ý kiến phát biểu của người dự họp được xem là ý kiến của cơ quan đơn vị đó; Việc từ chối tham gia phải có thông báo nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan chủ trì biết.
3. Các phương thức phối hợp khác.