Điều 10. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa
1. Nộp và tiếp nhận hồ sơ
a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến.
b) Công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân; tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể bằng phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 01 kèm theo Quy định này).
c) Nếu hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ (mẫu số 02 kèm theo Quy định này) hoặc phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hồ sơ (mẫu số 03 kèm theo Quy định này).
d) Đối với hồ sơ theo quy định phải giải quyết và trả kết quả ngay, nếu công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ đồng thời được phân công giải quyết hồ sơ thì không phải lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, công chức tiến hành thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
2. Chuyển hồ sơ để xử lý
a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, giao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều này công chức, viên chức lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Mẫu số 04 kèm theo Quy định này).
b) Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sau khi trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.
3. Giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, viên chức phòng chuyên môn giải quyết như sau:
a) Trường hợp không quy định phải thẩm định, thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
b) Trường hợp có quy định phải thẩm định, thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu cùng với hồ sơ lưu tại cơ quan giải quyết.
Đối với hồ sơ qua thẩm định, thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Đối với hồ sơ qua thẩm định, thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức, viên chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung và thời hạn bổ sung (Mẫu số 05 kèm theo Quy định này). Việc thông báo bổ sung hồ sơ phải thực hiện trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong tổng thời gian giải quyết hồ sơ.
c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định, thẩm tra không đủ điều kiện giải quyết theo quy định pháp luật, công chức, viên chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ (Mẫu số 06 kèm theo Quy định này). Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.
4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cập nhật thông tin vào sổ theo dõi trả kết quả hoặc phần mềm một cửa điện tử (nếu có) và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức như sau:
a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, qua dịch vụ bưu chính hoặc trả kết quả trực tuyến qua mạng Internet theo quy định (nếu thủ tục đã áp dụng trực tuyến) và thu phí (nếu có) theo quy định.
b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, đơn vị.
c) Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ vì không đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi trong đó nêu rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả lần sau cho cá nhân, tổ chức trước thời điểm trả kết quả đã ghi trong giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Thông báo để cá nhân, tổ chức nhận kết quả.
e) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.