Điều 5. Quy trình cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
1. Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố:
a) Các cơ quan, tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 4 Quy định này và gửi đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ, có văn bản yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, ghi Phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.
b) Trong thời gian 07 ngày, Sở Ngoại vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
c) Trong 10 ngày tiếp theo, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét hồ sơ và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
d) Các cơ quan, tổ chức liên hệ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo Phiếu biên nhận.
2. Đối với các trường hợp Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố:
a) Các cơ quan, tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 4 Quy định này và gửi đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ, có văn bản yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, ghi Phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.
b) Trường hợp đối với hồ sơ xin cấp phép của các tổ chức nước ngoài:
- Trong thời gian 04 ngày, Sở Ngoại vụ có công văn lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan.
- Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày nhận được công văn lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ, các cơ quan, địa phương liên quan có trách nhiệm trả lời bằng văn bản. Trường hợp không có ý kiến trả lời, coi như cơ quan đó đồng ý và phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.
- Trong thời gian 03 ngày, bộ phận chuyên môn của Sở Ngoại vụ tổng hợp hồ sơ, trình Giám đốc Sở xem xét và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
Trường hợp đối với hồ sơ xin cấp phép của cơ quan, tổ chức Việt Nam:
- Trong thời gian 10 ngày, bộ phận chuyên môn của Sở Ngoại vụ tổng hợp hồ sơ, trình Giám đốc Sở xem xét và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
d) Các cơ quan, tổ chức liên hệ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo Phiếu biên nhận.
3. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Sở Ngoại vụ không tiếp nhận và có trách nhiệm hướng dẫn bổ sung đầy đủ, theo đúng quy định. Đối với hồ sơ hợp lệ nhưng không đảm bảo thời gian theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quy định này, Sở Ngoại vụ vẫn có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nhưng yêu cầu (ghi chú trên Phiếu biên nhận) tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch này chỉ được phép tiến hành các hoạt động trên khi nhận được văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền.