Điều 23. Công tác chuẩn bị phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định nội dung, hình thức cuộc họp, thời gian, chương trình phiên họp, thành phần khách mời.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ:
a) Đôn đốc Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có nội dung trình tại phiên họp gửi hồ sơ trình và các văn bản liên quan;
b) Kiểm tra, tổng hợp các hồ sơ dự án, đề án, dự thảo văn bản, tài liệu trình ra phiên họp;
c) Chuẩn bị nội dung, chương trình, dự kiến thời gian, thành phần mời tham dự phiên họp trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định chậm nhất 03 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu;
d) Gửi giấy mời và tài liệu họp đến các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất là 02 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp họp đột xuất;
đ) Trường hợp thay đổi ngày, giờ họp, thông báo ngay cho thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và các đại biểu được mời;
e) Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để phục vụ phiên họp;
g) Báo cáo thẩm tra về nội dung hồ sơ trình ra phiên họp; phối hợp với cơ quan chủ trì trình hồ sơ thu hồi tài liệu mật thuộc diện phải thu hồi sau khi kết thúc phiên họp (nếu có).
3. Các cơ quan, đơn vị chủ trì hồ sơ dự án, đề án, dự thảo văn bản, tài liệu có nhiệm vụ:
a) Đề xuất nội dung đưa vào phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh thường kỳ hàng tháng gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chậm nhất là ngày 20 hàng tháng để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ, tài liệu họp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; số lượng tài liệu trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quy định tùy theo nội dung, tính chất của hồ sơ trình.
c) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi tài liệu mật thuộc diện phải thu hồi sau khi kết thúc phiên họр (nếu có).