Điều 9. Quy trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết hồ sơ và trả kết quả
1. Tiếp nhận:
a) Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét yêu cầu, hồ sơ của người nộp hồ sơ, kiểm tra số lượng, thành phần hồ sơ, các yêu cầu, điều kiện theo quy định.
b) Đối với các hồ sơ không thuộc thẩm quyền, phạm vi giải quyết thực hiện theo quy định tại khoản 5, Điều 3 của Quy định này.
c) Đối với hồ sơ chưa đúng, chưa đủ thực hiện theo quy định tại khoản 2, Điều 3 của Quy định này.
d) Đối với các hồ sơ đúng, đầy đủ, hợp lệ theo quy định:
- Các công việc không giải quyết trong ngày phải viết giấy biên nhận hồ sơ, giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày nhận, thời gian giải quyết và ngày hẹn trả kết quả, đồng thời cập nhật thông tin hồ sơ vào Sổ theo dõi hồ sơ (theo mẫu).
- Các công việc phải giải quyết trong ngày theo quy định: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ từ tổ chức và cá nhân và chuyển bộ phận chuyên môn giải quyết ngay hồ sơ, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, vào sổ theo dõi, thu phí, lệ phí (nếu có) và trả kết quả cho tổ chức và cá nhân.
2. Chuyển giao hồ sơ (đối với công việc phải viết phiếu hẹn):
a) Tất cả các hồ sơ sau khi tiếp nhận, công chức tiếp nhận hồ sơ phải điền đầy đủ thông tin và ký vào phiếu chuyển giao hồ sơ (theo mẫu), chuyển giao hồ sơ đến cơ quan (phòng, ban) chuyên môn trong ngày làm việc.
b) Trường hợp hồ sơ tiếp nhận sau 16h (mười sáu giờ) hàng ngày thì chuyển hồ sơ cho cơ quan (phòng, ban) chuyên môn vào đầu giờ làm việc của buổi sáng ngày làm việc kế tiếp. Thời gian cơ quan (phòng, ban) chuyên môn tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ với Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phải được thể hiện trong Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ (theo mẫu).
3. Giải quyết hồ sơ:
a) Ngay sau khi nhận được hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, cơ quan (phòng, ban) chuyên môn phải phân công cán bộ, công chức xử lý, giải quyết hồ sơ đảm bảo trả kết quả cho tổ chức và cá nhân đúng thời gian quy định.
b) Công chức chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ về Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả đúng thời gian quy định. Đối với hồ sơ cần xác minh, kiểm tra thực tế trong quá trình xử lý thì công chức chuyên môn báo cáo lãnh đạo cơ quan (phòng, ban) chuyên môn đề nghị tiến hành xác minh, kiểm tra. Quá trình xác minh, kiểm tra phải được lập biên bản, ghi rõ thành phần tham gia, thời gian, nội dung và kết quả xác minh, kiểm tra. Biên bản được lưu trữ theo quy định.
c) Thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ: thực hiện theo quy định hiện hành.
d) Trong quá trình giải quyết hồ sơ, nếu phát sinh trường hợp hồ sơ thuộc thẩm quyền, phạm vi giải quyết của các Sở; UBND cấp huyện, UBND cấp xã nhưng không thể giải quyết do hồ sơ không hợp lệ, không hợp pháp thì thực hiện theo quy định tại khoản 4, Điều 3.
4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ:
a) Sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ cơ quan (phòng, ban) chuyên môn chuyển đến, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo đúng thời gian đã hẹn; thu phí, lệ phí (nếu có) và cập nhật vào Sổ theo dõi hồ sơ. Khi trả kết quả giải quyết hồ sơ, hướng dẫn tổ chức, cá nhân ghi ngày nhận kết quả và ký nhận vào Sổ theo dõi hồ sơ. Trường hợp hồ sơ trình cấp có thẩm quyền giải quyết thì kết quả giải quyết được chuyển về đơn vị tiếp nhận giải quyết ban đầu để trả kết quả theo quy định.
b) Trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả nhưng hồ sơ vẫn chưa xử lý xong, cơ quan (phòng, ban) chuyên môn phải trình Thủ trưởng các Sở; Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã ký văn bản nêu rõ nguyên nhân, lý do trả kết quả chậm, đồng thời hẹn thời gian trả kết quả lần sau. Nếu công chức giải quyết hồ sơ của tổ chức, cá nhân chậm hơn thời gian quy định mà không có lý do chính đáng từ 02 lần (hai lần) trở lên thì Thủ trưởng các Sở; Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã xem xét xử lý theo quy định hiện hành.