Điều 8. Lập hồ sơ vụ việc hòa giải
1. Trong quá trình hòa giải vụ việc, hòa giải viên phải lập hồ sơ vụ việc hòa giải. Hồ sơ gồm có:
- Biên bản phân công hòa giải viên giải quyết vụ việc tranh chấp (nếu có).
- Biên bản hòa giải hoặc báo cáo về vụ việc hòa giải.
2. Các trường hợp lập biên bản hòa giải, báo cáo về vụ việc hòa giải:
a. Trường hợp các bên tranh chấp yêu cầu hoặc đồng ý lập biên bản hòa giải ghi cụ thể nội dung vụ việc thì hòa giải viên lập biên bản hòa giải chi tiết, gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Thời gian, địa điểm thực hiện hòa giải;
- Thành phần tham dự: họ tên, địa chỉ của các bên tranh chấp, hòa giải viên, người được mời tham gia hòa giải;
- Nội dung chi tiết của vụ việc hòa giải;
- Quá trình hòa giải: số lần tiến hành hòa giải; ý kiến của các bên tranh chấp; ý kiến phân tích, thuyết phục của người tiến hành hòa giải; cơ sở pháp lý để giải quyết vụ việc;
- Kết quả hòa giải: nếu hòa giải thành thì ghi rõ nội dung cam kết của các bên tranh chấp, nếu hòa giải không thành thì ghi rõ lý do và hướng dẫn các bên tranh chấp làm thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Biên bản này phải có đầy đủ chữ ký của người tiến hành hòa giải, đại diện các bên tranh chấp và xác nhận của Tổ trưởng tổ hòa giải.
b. Trường hợp các bên tranh chấp yêu cầu hoặc đồng ý lập biên bản hòa giải, nhưng vì lý do cá nhân nên thống nhất ghi tên của mâu thuẫn (ví dụ: mâu thuẫn vợ chồng, tranh chấp lối đi chung...) thì hòa giải viên lập biên bản hòa giải tóm tắt.
Biên bản này ghi tên của mâu thuẫn; sơ lược về quá trình hòa giải (tổ lần tiến hành hòa giải, cơ sở pháp lý để giải quyết vụ việc). Các nội dung về: thời gian, địa điểm hòa giải; thành phần tham dự; kết quả hòa giải; chữ ký, xác nhận; tương tự như biên bản hòa giải chi tiết.
c. Trường hợp các bên tranh chấp không yêu cầu hoặc không đồng ý lập biên bản hòa giải thì hòa giải viên làm báo cáo vụ việc hòa giải đó.
Báo cáo vụ việc hòa giải có nội dung tương tự như biên bản hòa giải tóm tắt và phải có chữ ký của người tiến hành hòa giải, xác nhận của Trưởng thôn, buôn, tổ dân phố và Tổ trưởng tổ hòa giải.
3. Hồ sơ vụ việc hòa giải là cơ sở để thanh toán thù lao hòa giải viên.
4. Định kỳ hàng quý, Tổ trưởng tổ hòa giải lập danh sách các vụ việc hòa giải (có xác nhận của Trưởng ban công tác Mặt trận và Trưởng thôn, buôn, tổ dân phố), kèm theo hồ sơ vụ việc hòa giải, gửi đến các hồ sơ pháp lý, hộ tịch để đề nghị Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn duyệt chi.
5. Nghiêm cấm hòa giải viên tự ý hoặc cùng với tổ hòa giải, các bên tranh chấp lập biên bản hoặc báo cáo không vụ việc hòa giải để được hưởng thù lao hòa giải viên.