Điều 5. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
1. Đối với tổ chức, cá nhân ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
1.1. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành tại Phòng Văn thư Lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của địa phương nơi cư trú; trường hợp nghiên cứu chuyên đề, ngoài đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ phải có đề cương nghiên cứu.
1.2. Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú.
2. Đối với tổ chức, cá nhân trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
2.1. Cán bộ, viên chức trong cơ quan đến khai thác tài liệu trong phạm vi công việc mình được lãnh đạo phân công theo dõi, thì thực hiện theo hướng dẫn của cán bộ phục vụ khai thác.
2.2. Cán bộ, viên chức trong cơ quan đến khai thác tài liệu không thuộc phạm vi công việc mình được lãnh đạo phân công theo dõi, thì cán bộ phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ phải xin ý kiến của Chánh hoặc Phó Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh khi đến khai thác tài liệu lưu trữ phải thực hiện đúng các yêu cầu do cán bộ phục vụ khai thác hướng dẫn:
3.1. Lập phiếu yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ;
3.2. Nếu nghiên cứu tài liệu tại chỗ phải thực hiện đúng các qui định sau:
3.2.1. Nghiên cứu tài liệu đúng nơi qui định.
3.2.2. Không được gạch xoá, đánh dấu, thay đổi vị trí ban đầu của tài liệu lưu trữ .
3.3.3 Không gây ồn ào, mất trật tự nơi nghiên cứu tài liệu lưu trữ .
3.3.4. Thực hiện đúng các qui định về phòng cháy chửa cháy (không được hút thuốc, mang chất dể cháy … vào nơi phòng đọc).
3.3.5. Nếu phát hiện người khai thác tài liệu có dấu hiệu vi phạm các quy định về khai thác tài liệu thì ngưng ngay việc khai thác và báo cáo cho Chánh văn phòng xem xét xử lý.