Điều 4:
Trách nhiệm của các cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam khi tổ chức cuộc họp hội thảo quốc tế phải thực hiện các qui định sau:
a) Xin phép Uỷ ban nhân dân thành phố bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 15 ngày. Đối với các cơ quan, tổ chức trong nước qui định tại mục d, khoản 1, Điều 2 trước khi xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải có ý kiến đồng ý của cơ quan quản lý cấp Sở hoặc cấp tương đương.
Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:
Mục đích của hội nghị, hội thảo.
Nội dung của hội nghị, hội thảo.
Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)
Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).
Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài.
Nguồn kinh phí.
Ý nghĩa của cơ quan liên quan nếu có.
b) Lập dự toán kinh phí theo qui định về quản lý tài chính đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách trong nước.
Thực hiện các qui định về chỉ tiêu, thanh quyết toán tài chính.
c) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế; nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.
d) Thực hiện các qui định về bảo vệ bí mật, các qui định trong việc thông tin tuyên truyền.
e) Thông báo ngay lên cơ quan có thẩm quyền để chỉ đạo, xử lý kịp thời đối với trường hợp hội nghị, hội thảo có những diễn biến phức tạp.
f) Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho cơ quan đã cho phép tổ chức trong thời hạn 15 ngày sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo (theo mẫu đính kèm)
2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài qui định tại khoản 2, Điều 2 khi tổ chức hội nghị, hội thảo phải thực hiện các qui định sau:
a) Xin phép Uỷ ban Nhân dân Thành phố bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 01 tháng.
b) Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ.
Mục đích của Hội nghị, hội thảo;
Nội dung của Hội nghị, hội thảo;
Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)
Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nươc ngoài và đại biểu Việt Nam.
c) Chấp hành luật pháp và các qui định của Việt Nam liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo.