Điều 5. Quy định về mã hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính
1. Mã hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính (sau đây gọi tắt là mã hồ sơ) được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với cá nhân, tổ chức và giữa các cơ quan, đơn vị với nhau, cụ thể:
a) Trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả do Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết giao cho cá nhân, tổ chức và các văn bản, tài liệu khác liên quan đến việc giải quyết công việc.
b) Trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh (phần mềm, cơ sở dữ liệu).
2. Mã hồ sơ có cấu trúc như sau:
S(H/H-X(n))-(Mã thủ tục hành chính)-DD/MM/YY-Z. Trong đó:
a) S: Mã của các sở, ban, ngành(bao gồm cả các đơn vị cấp 2 thuộc các sở, ban, ngành), được quy định là tên viết tắt các chữ cái đầu tiên tên của đơn vị (ví dụ: Sở Nội vụ: SNV; Sở Ngoại vụ: SNgV).
- H: Mã của Ủy ban nhân dân cấp huyện,được quy định là tên viết tắt các chữ cái đầu tiên tên của huyện (ví dụ: Kỳ Anh: KA; thị xã Kỳ Anh: TXKA).
- H-X(n): Mã của Ủy ban nhân dân cấp xã,được quy định là tên viết tắt của các chữ cái đầu tiên tên của huyện, của xã và số thứ tự của xã do UBND cấp huyện quy định (ví dụ: phường Sông Trí, thị xã Kỳ Anh: TXKA-ST1; phường Kỳ Trinh, thị xã Kỳ Anh: TXKA-KT2).
b) Mã thủ tục hành chính: Do Bộ Tư pháp cấp.Trường hợp TTHC chưa có mã hồ sơ do Bộ Tư pháp cấp thì người tiếp nhận hồ sơ để trống và bổ sung hoàn thiện hồ sơ lưu khi được cấp mã.
c) DD/MM/YY: Mã ngày, tháng, năm tiếp nhận hồ sơ. Trong đó YY là 02 số cuối của năm.
d) Z: Mã thứ tự hồ sơ được tiếp nhận trong năm, được đánh theo thứ tự tăng dầncủa số lượng thủ tục hành chính được giải quyết trong từng lĩnh vực thủ tục hành chính.
Ví dụ: Mã hồ sơ đầy đủ của thủ tục “Hỗ trợ kinh phí thực hiện chính sách khuyến khích phát triển nông nghiệp, nông thôn thực hiện Tái cơ cấu ngành nông nghiệp Hà Tĩnh theo hướng nâng cao giá trị gia tăng và phát triển bền vững, gắn với xây dựng nông thôn mới” được cá nhân, tổ chức nộp tại xã Cẩm Lạc, huyện Cẩm Xuyên ngày 30/3/2016, như sau: CX-CL1-(T-HTI-285168-TT)-30/03/16-45.
3. Trường hợp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được viết lại sau khi cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ theo quy định: Mã hồ sơ trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được ghi thêm chữ B vào bên phải của mã hồ sơ.
4. Mã hồ sơ của các hồ sơ thủ tục hành chính liên thông theo mã hồ sơ của cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ.
5. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày mã thủ tục hành chính được Bộ Tư pháp cấp, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo kịp thời đến các cơ quan, đơn vị liên quan biết để cập nhật, sử dụng.
6. Đối với đơn vị trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại tỉnh Hà Tĩnh vận dụng cách quy định về cấu trúc mã hồ sơ giải quyết TTHC được quy định tại Khoản 2 Điều này để vận dụng hợp lý tại cơ quan, đơn vị; trường hợpcác cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm chuyên ngành giải quyết thủ tục hành chính do Bộ chủ quản cung cấp thì cơ quan, đơn vị sử dụng mã hồ sơ theo quy định của Bộ.