Điều 6. Phân loại, trình và chuyển giao văn bản đến
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm phân loại và chuyển giao văn bản đến như sau:
1. Đối với những bì thư đến ghi rõ họ tên người nhận, tên các đơn vị thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị đó.
2. Đối với những bì thư đến có ký hiệu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ theo số công văn ghi ngoài phong bì và chuyển đến người có trách nhiệm xử lý. Văn bản có độ “mật” sau khi được xử lý xong, phải được quản lý theo đúng quy định.
3. Văn bản đến sau khi bóc bì (trừ các văn bản quy định tại Khoản 1, 2 Điều này):
a) Bộ phận Văn thư ngay sau khi nhận được văn bản đến, kiểm tra địa chỉ gửi văn bản và nơi nhận, bóc bì (trừ các văn bản quy định tại Khoản 3, Điều 5 và Khoản 1, 2, Điều 6 quy định này); đóng dấu “Công văn đến” vào góc phía trái ngay dưới phần số ký hiệu hoặc trích yếu của trang đầu văn bản đến; ghi số đến, ngày đến vào khung dấu “Công văn đến”.
b) Kiểm tra hộp thư văn bản đến qua mạng trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, cập nhật các thông tin văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, thực hiện việc gắn kèm file, in “Phiếu xử lý văn bản đến” theo BM 03/QĐ-TNXL đính kèm vào văn bản đến chuyển cho Chánh Văn phòng sở đề xuất ý kiến sau đó trình lãnh đạo sở xử lý theo quy định.
- Đối với loại văn bản đến có ký hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, các giấy mời họp hoặc văn bản đến có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn, phải chuyển ngay đến người nhận hoặc lãnh đạo sở để xử lý;
- Đối với những văn bản đến thông thường, hàng ngày bộ phận Văn thư trình Lãnh đạo sở xử lý 02 lần/ngày.
- Căn cứ ý kiến xử lý của Lãnh đạo sở, cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của sở, chuyển vào hộc tài liệu (nếu có) của chuyên viên hay các đơn vị trong ngày làm việc.
c) Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị và chuyên viên:
- Hàng ngày, đến nhận tài liệu tại Bộ phận văn thư.
- Kiểm tra, đối chiếu số lượng văn bản đến trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của sở với số văn bản thực nhận; xác nhận việc nhận văn bản trên phần mềm để kịp thời phát hiện, xử lý nhầm lẫn, hoặc thiếu văn bản.
4. Đối với văn bản trả lại nơi gửi: những văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu, mực dấu không rõ ràng, dấu đen (trừ bản Fax và các văn bản trong hồ sơ kèm theo), thiếu trang hoặc quá mờ, rách, nhàu nát…
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, rà soát khi tiếp nhận văn bản, nếu phát hiện văn bản không đúng theo quy định thì làm “Phiếu gửi lại văn bản” theo BM 04/QĐ-TNXL đính kèm văn bản của cơ quan gửi, chuyển trả lại cơ quan gửi văn bản. Trường hợp tài liệu đó có nội dung hoả tốc thì phải báo cáo ngay Lãnh đạo sở để xử lý.
Trường hợp văn bản đã được chuyển sang chuyên viên thụ lý thì chuyên viên có trách nhiệm chuyển trả lại cho Bộ phận Văn thư, để Bộ phận Văn thư làm “Phiếu gửi lại văn bản” gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.