Điều 6. Cách thức tiếp nhận, phản ánh kiến nghị
Ngoài hình thức phản ánh, kiến nghị bằng văn bản (in hoặc viết ra giấy) được gửi đến UBND tỉnh; các sở, ban, ngành tỉnh và HĐND-UBND các huyện, thị xã các hình thức phản ánh, kiến nghị khác được UBND tỉnh tiếp nhận như sau:
1. Phản ánh kiến nghị trực tiếp
Cá nhân, tổ chức trực tiếp đến Văn phòng UBND tỉnh; các sở, ban, ngành tỉnh và HĐND-UBND các huyện, thị xã để phản ánh, kiến nghị và được hướng dẫn điền theo mẫu. Khi cần thiết, Văn phòng UBND tỉnh; các sở, ban, ngành tỉnh và HĐND-UBND các huyện, thị xã có thể mời các đơn vị liên quan, chuyên gia tham gia để làm rõ những nội dung đề nghị cá nhân, tổ chức đang được phản ánh, kiến nghị.
2. Phản ánh kiến nghị qua điện thoại
Phòng Kiểm soát TTHC, cán bộ đầu mối Kiểm soát TTHC của các sở, ban, ngành tỉnh và Văn phòng HĐND-UBND các huyện, thị xã sử dụng số điện thoại chuyên dụng để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức. Chuyên viên tiếp nhận phải ghi rõ thời gian cuộc gọi, số điện thoại gọi đến, nội dung phản ánh, kiến nghị, địa chỉ liên lạc của người gọi... sau đó ký xác nhận vào phiếu tiếp nhận phản ánh, kiến nghị qua điện thoại; Chuyên viên tiếp nhận cần khuyến khích các cá nhân, tổ chức xác nhận lại phản ánh, kiến nghị bằng văn bản.
3. Phản ánh kiến nghị bằng thông điệp, dữ liệu
Cá nhân, tổ chức gửi thông điệp dữ liệu đến Văn phòng UBND tỉnh; các sở, ban, ngành tỉnh và Văn phòng HĐND-UBND các huyện, thị xã do Phòng Kiểm soát TTHC, cán bộ đầu mối Kiểm soát TTHC của các sở, ban, ngành tỉnh và Văn phòng HĐND-UBND các huyện, thị xã tiếp nhận và in thành văn bản.
4. Ngoài các hình thức trên, trong trường hợp cán bộ công chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh có thông tin về phản ánh, kiến nghị thông qua các nguồn: báo chí, hội thảo, hội nghị, nói chuyện chuyên đề,... thì chủ động điền vào mẫu phản ánh, kiến nghị, ghi rõ nguồn thông tin và chuyển cho Văn phòng UBND tỉnh (Phòng Kiểm soát TTHC).
5. Các phản ánh, kiến nghị quy định tại Khoản 1, 2, 3 và Khoản 4 Điều này đáp ứng yêu cầu quy định tại Điều 4, Chương I Quy chế này thì được ghi vào sổ theo dõi.