Điều 5. Cách thức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị
Ngoài hình thức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị bằng văn bản (in, viết ra giấy) được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, các hình thức phản ánh, kiến nghị khác được Sở Tư pháp tổ chức tiếp nhận như sau:
1. Phản ánh, kiến nghị trực tiếp: Cá nhân, tổ chức trực tiếp đến Sở Tư pháp để phản ánh, kiến nghị được Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính hướng dẫn soạn thảo văn bản phản ánh, kiến nghị. Trường hợp cần thiết, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính có thể mời đại diện các cơ quan, đơn vị có liên quan tham gia để đề nghị cá nhân, tổ chức làm rõ những nội dung được phản ánh, kiến nghị.
2. Phản ánh, kiến nghị qua số điện thoại chuyên dùng đã được công bố công khai: Số điện thoại chính thức để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính được đặt tại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính trực thuộc Sở Tư pháp như khoản 2 Điều 4. Sở Tư pháp có trách nhiệm phân công cá nhân, đơn vị trực thường xuyên. Khi có điện thoại phản ánh, kiến nghị, cán bộ tiếp nhận điện thoại có trách nhiệm ghi chép trung thực và đầy đủ thông tin phản ánh, kiến nghị. Cán bộ trực điện thoại khuyến khích cá nhân, tổ chức phản ánh, kiến nghị xác nhận lại bằng văn bản và gửi về Sở Tư pháp.
3. Phản ánh, kiến nghị được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp: Đơn vị trực tiếp phụ trách Cổng thông tin điện tử khi nhận được phản ánh, kiến nghị có trách nhiệm in nội dung phản ánh, kiến nghị và thông tin về người phản ánh, kiến nghị và chuyển cho đơn vị chuyên môn phụ trách xử lý theo quy định.
4. Đối với phản ánh, kiến nghị qua thư điện tử: Đơn vị được phân công quản lý hòm thư điện tử tiếp nhận phản ánh, kiến nghị. Khi nhận được đơn, thư phản ánh, kiến nghị, đơn vị có trách nhiệm in nội dung phản ánh, kiến nghị và thông tin về người phản ánh, kiến nghị trình lãnh đạo xử lý theo quy định.
Thời gian thực hiện các nội dung công việc nêu tại Điều này không quá 01 (một) ngày làm việc.