Điều 7. Quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính
1. Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp được quản lý và lưu trữ trong thùng hoặc tủ có khoá đảm bảo an toàn lâu dài, chống được ẩm thấp, các loại côn trùng thâm nhập phá hoại và phòng cháy tốt.
2. Trường hợp hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính bị hư hỏng hoặc mất mát không phải do thiên tai, hỏa hoạn gây ra thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp báo cáo ngay lên cơ quan cấp trên trực tiếp đề nghị sao lại hồ sơ, bản đồ và tiến hành điều tra nguyên nhân để xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trường hợp mốc địa giới hành chính bị xê dịch, phá hủy, hư hỏng, mất mát… thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm quản lý phải kịp thời báo cáo bằng văn bản lên Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ); đồng thời tổ chức khôi phục lại mốc địa giới hành chính và điều tra nguyên nhân để xử lý.
Tổ chức, cá nhân khi thi công các công trình giao thông, xây dựng… có ảnh hưởng đến mốc địa giới hành chính phải báo cáo trực tiếp người có trách nhiệm quản lý mốc địa giới hành chính để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét. Trong trường hợp mốc địa giới hành chính phải chuyển dịch vị trí thì phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của các đơn vị cấp xã có liên quan và được sự chấp thuận của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời phải được sự đồng ý của Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để theo dõi, chỉ đạo. Nguồn kinh phí để di dời, sửa chữa, làm mới, xác định vị trí mốc địa giới hành chính do tổ chức, cá nhân thi công công trình chịu trách nhiệm.
3. Hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp là cơ sở pháp lý làm tài liệu để chính quyền các cấp sử dụng thống nhất trong công tác quản lý nhà nước về địa giới hành chính ở địa phương; làm căn cứ pháp lý để giải quyết các vấn đề có liên quan đến địa giới hành chính các cấp; làm cơ sở để nghiên cứu, xây dựng các đề án về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng và điều chỉnh địa giới hành chính các cấp khi cần thiết.
4. Khi có tranh chấp địa giới hành chính hoặc tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính trong phạm vi quản lý, Ủy ban nhân dân các cấp căn cứ vào hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính để giải quyết và báo cáo lên cơ quan cấp trên trực tiếp về kết quả giải quyết; trường hợp không giải quyết được thì báo cáo tình hình và xin ý kiến để giải quyết.
Việc giải quyết các tranh chấp thực hiện theo nguyên tắc:
a) Tranh chấp về đất đai liên quan đến đường địa giới hành chính cấp nào thì trên cơ sở các quy định và trình tự hiện hành của nhà nước, Ủy ban nhân dân, các đơn vị hành chính cấp đó trao đổi với nhau để thống nhất giải quyết, có sự chứng kiến của Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp; trong trường hợp đã giải quyết hoặc chưa giải quyết được cũng phải báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) và nêu rõ lý do.
b) Tình trạng xâm canh thực hiện giải quyết theo quy định hiện hành của pháp luật về đất đai.
c) Tình trạng xâm cư thực hiện giải quyết theo quy định của Luật Cư trú hiện hành.
5. Nghiêm cấm mọi hành vi sửa đổi các nội dung của hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính dưới bất kỳ hình thức nào; không được mang hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính ra khỏi trụ sở cơ quan quản lý khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép. Đối với những đơn vị cấp xã vùng sâu, vùng xa, biên giới để đảm bảo an toàn hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính, nếu có yêu cầu lưu trữ tại nơi ở của người được giao quản lý hồ sơ, bản đồ theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này phải có văn bản đồng ý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp.
Việc sao chép và mượn hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp.
6. Việc in ấn, biên tập bản đồ hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã để treo tường hoặc sử dụng trong các cơ quan, đơn vị phải sử dụng bản đồ Hệ quy chiếu UTM, Hệ toạ độ Quốc gia Việt Nam VN-2000.
Các loại bản đồ khác như: Bản đồ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của địa phương, bản đồ quy hoạch, bản đồ địa chính, bản đồ lâm nghiệp… nếu biểu thị đường địa giới hành chính thì phải đúng với đường địa giới hành chính đã được xác lập theo Hệ quy chiếu UTM, Hệ toạ độ Quốc gia Việt Nam VN-2000.
7. Khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc điều chỉnh địa giới hành chính và khi có sự biến động về địa hình ảnh hưởng đến đường địa giới hành chính, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp chỉ đạo bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính. Việc chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính thực hiện trên bản sao không trực tiếp chỉnh sửa vào bản chính.
Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp huyện lập kế hoạch và phương án đo bổ sung, chỉnh lý hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, đồng thời Ủy ban nhân dân cấp huyện bàn giao bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cũ về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) quản lý và lưu trữ.
Mỗi đơn vị cấp xã phải có ít nhất một bản đồ thường trực để theo dõi tình hình biến động của địa bàn dân cư, mạng lưới giao thông, thủy lợi… trên địa bàn và biên vẽ lên bản đồ vị trí các địa danh, dân cư, hệ thống giao thông, thủy lợi mới nếu có.