Điều 7. Qui trình xử lý công việc sử dụng hộp thư điện tử
1. Các bước thực hiện khi nhận các loại văn bản từ hộp thư điện tử:
a) Đối với hộp thư điện tử chung của (sở/UBND/ban) ([email protected]):
- Bước 1: Cán bộ phụ trách quản lý hộp thư điện tử chung của (sở/UBND/ban) Văn thư có trách nhiệm kiểm tra hộp thư, lưu tất cả các loại văn bản nhận được (trừ các thư rác quảng cáo) vào máy tính làm việc của mình. Lưu tên file theo số công văn đến (xem như đã nhận được văn bản giấy và cho số đến – thay thế cho việc scan văn bản).
- Bước 2: Văn thư chuyển văn bản qua chương trình quản lý văn bản cho (Chủ tịch/Giám đốc/Trưởng...).
- Bước 3: (Chủ tịch/Giám đốc/Trưởng...) duyệt nội dung văn bản và trực tiếp phân công nhiệm vụ cho Lãnh đạo phòng hoặc chuyên viên qua chương trình quản lý văn bản.
- Bước 4: Lãnh đạo phòng xử lý hoặc phân công nhân viên trong phòng xử lý văn bản đó.
Lưu ý: Trường hợp (Chủ tịch/Giám đốc/Trưởng...) đi vắng, sẽ thông báo ủy quyền cho 01 phó (Chủ tịch/Giám đốc/Trưởng...) chịu trách nhiệm xử lý. Khi đó, Văn thư thực hiện các bước chuyển văn bản đến Phó (Chủ tịch/Giám đốc/Trưởng...) được ủy quyền.
b) Đối với hộp thư điện tử của mỗi cá nhân CB,CC,VC:
- Trực tiếp xử lý các loại văn bản đã nhận được trong hộp thư điện tử cá nhân.