Điều 12. Quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh
1. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan đầu mối quản lý kỹ thuật, quản trị phần mềm, cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật, công nghệ liên quan Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, có trách nhiệm:
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh rà soát, tham mưu phát triển, nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản của tỉnh đáp ứng các chức năng, yêu cầu theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Tổ chức quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản của tỉnh, duy trì hoạt động ổn định, liên tục, thông suốt, nhanh chóng, thuận lợi; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia, các hệ thống thông tin khác theo quy định.
c) Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành, địa phương tổ chức triển khai ứng dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; hướng dẫn, tập huấn, chuyển giao quyền quản trị hệ thống phù hợp cho các cơ quan, đơn vị; tiếp nhận thông tin phản ánh và phối hợp, hỗ trợ xử lý các sự cố phát sinh trên hệ thống.
2. Các cơ quan, đơn vị trong hệ thống hành chính nhà nước của tỉnh và cơ quan, đơn vị khác trong tỉnh thuộc đối tượng quy định tại Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm:
a) Triển khai ứng dụng có hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để theo dõi, chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc và thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị, giữa các cơ quan, đơn vị và tổ chức, cá nhân.
b) Hoàn thiện các nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị để đáp ứng yêu cầu gửi, nhận, quản lý, sử dụng văn bản điện tử và thiết bị lưu khóa bí mật; tổ chức việc theo dõi, kiểm tra văn bản điện tử đến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để tiếp nhận, chuyển xử lý kịp thời, kể cả trong ngày nghỉ Thứ Bảy, Chủ Nhật, Lễ, Tết theo quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.
c) Cử tối thiểu 01 (một) nhân sự để quản trị Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo phân cấp, phân quyền và làm đầu mối phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận hành, sử dụng.
d) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, đơn vị về kiến thức, kỹ năng khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử.
đ) Bảo đảm các điều kiện hạ tầng kết nối mạng, máy tính, máy quét văn bản và các thiết bị liên quan phục vụ việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử; xây dựng, triển khai các phương án, biện pháp bảo đảm an toàn thông tin tại cơ quan, đơn vị.
3. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
a) Thực hiện nghiêm các quy định về gửi, nhận, quản lý, sử dụng văn bản điện tử và thiết bị lưu khóa bí mật; chịu trách nhiệm về nội dung thông tin cung cấp, trao đổi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành bằng tài khoản cá nhân mình.
b) Chủ động theo dõi, xử lý văn bản điện tử đến được phân công trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; đối với văn bản điện tử gửi đi hoặc chuyển phân công xử lý trong nội bộ cơ quan, đơn vị có kèm văn bản giấy, phải hoàn thành việc gửi, chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trước khi thực hiện gửi, chuyển văn bản giấy.
c) Tự quản lý tài khoản, bảo vệ mật khẩu tài khoản cá nhân, không sử dụng tài khoản của người khác và không để người khác sử dụng tài khoản của mình trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; trường hợp mất mật khẩu phải kịp thời báo cáo, đề nghị quản trị hệ thống cấp lại.
d) Kịp thời thông báo, phối hợp với quản trị hệ thống của cơ quan, đơn vị hoặc Sở Thông tin và Truyền thông để xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
4. Cán bộ quản trị Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
a) Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc khởi tạo, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền quản trị, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại cơ quan, đơn vị; chủ trì việc quản trị hệ thống danh mục trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; trực tiếp sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong nội bộ cơ quan, đơn vị.
b) Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông cập nhật, nâng cấp phần mềm hệ thống và xử lý, khắc phục hậu quả sự cố xảy ra (nếu có).