Điều 23. Hồ sơ, thủ tục trình giải quyết công việc
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc gồm có:
1. Phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu thống nhất) của Văn phòng UBND tỉnh, trình đích danh Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh có thẩm quyền giải quyết công việc.
2. Tờ trình hoặc văn bản, báo cáo kèm theo các đề án, dự án, dự thảo văn bản và các tài liệu khác liên quan (nếu có). Đối với hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu có tài liệu gửi kèm (theo quy định của pháp luật) thì phải tuân thủ đúng quy định đó.
3. Hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải đúng thẩm quyền, đúng thể thức, nêu rõ nội dung vấn đề trình; ý kiến của các cơ quan liên quan về vấn đề trình và phải được ký, đóng dấu của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Đối với dự thảo văn bản trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ban hành phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng cơ quan chủ trì ngay sau dòng cuối cùng của từng trang dự thảo văn bản; chỉ ủy quyền cho cấp phó ký thay khi cấp trưởng vắng mặt.
4. Hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND của các cơ quan trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước được gửi bằng văn bản điện tử hoặc bằng văn bản giấy (trừ trường hợp văn bản thuộc danh mục bảo vệ bí mật nhà nước hoặc trường hợp không số hóa được, cần phải lưu hồ giấy). Các văn bản, hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh của các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thuộc hệ thống hành chính nhà nước gửi theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh được thực hiện theo thỏa thuận, điều ước hoặc thông lệ quốc tế.
5. Các văn bản, tờ trình trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải được cập nhật vào Phần mềm quản lý điều hành và sổ văn thư đến của Văn phòng UBND tỉnh. Trường hợp lãnh đạo, chuyên viên, công chức Văn phòng UBND tỉnh nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho văn thư để làm thủ tục vào sổ và cập nhật vào phần mềm theo quy định. Việc phát hành, chuyển tờ trình, văn bản phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trước khi chuyển đến địa chỉ xử lý theo thẩm quyền.
Văn phòng UBND tỉnh tổ chức lập danh mục tờ trình, văn bản theo vấn đề, nội dung các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trình để theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý và lưu trữ theo quy định.