Điều 4. Phương thức phối hợp
Tùy theo tính chất, nội dung của công việc, cơ quan chủ trì quyết định áp dụng một trong các phương thức phối hợp sau:
1. Lấy ý kiến bằng văn bản và đề nghị cung cấp hồ sơ
a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị tham gia ý kiến và gửi kèm hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung cần xin ý kiến cho cơ quan phối hợp. Văn bản đề nghị phải xác định rõ nội dung, thời gian cần xin ý kiến đối với từng cơ quan phối hợp. Cơ quan được đề nghị phối hợp có trách nhiệm nghiên cứu, trả lời bằng văn bản và cung cấp tài liệu (nếu có) theo nội dung và thời hạn đề nghị của cơ quan chủ trì, chịu trách nhiệm về ý kiến tham gia. Đến thời hạn quy định mà cơ quan phối hợp không có văn bản tham gia ý kiến gửi cơ quan chủ trì thì cơ quan phối hợp phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND về việc không tham gia ý kiến.
b) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm nghiên cứu tiếp thu, tổng hợp ý kiến tham gia của các cơ quan phối hợp; trường hợp không tiếp thu ý kiến của cơ quan phối hợp thì phải có văn bản giải trình, nêu rõ lý do và phải chịu trách nhiệm về việc không tiếp thu ý kiến đó.
2. Lấy ý kiến tại cuộc họp
a) Chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày họp, cơ quan chủ trì có văn bản mời họp gửi cơ quan phối hợp, trong đó nêu rõ nội dung, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp; đồng thời, gửi kèm hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp cho cơ quan phối hợp (trừ những trường hợp đột xuất theo yêu cầu của đơn vị cấp trên nhưng đơn vị chủ trì chưa kịp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu).
b) Thủ trưởng cơ quan phối hợp có trách nhiệm tham dự hoặc phân công người tham dự cuộc họp do cơ quan chủ trì tổ chức. Người tham dự cuộc họp có trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ, tài liệu, chuẩn bị ý kiến phát biểu về những vấn đề cơ quan chủ trì cần lấy ý kiến và vấn đề khác có liên quan; đồng thời, chịu trách nhiệm với ý kiến phát biểu của mình tại cuộc họp. Trường hợp cán bộ, công chức được thủ trưởng cơ quan phối hợp cử tham dự họp nhưng không đúng thành phần theo đề nghị của cơ quan chủ trì thì thủ trưởng cơ quan cử cán bộ, công chức tham dự họp phải chỉ đạo cán bộ, công chức tham dự họp phát biểu về những vấn đề cần lấy ý kiến theo đề nghị của cơ quan chủ trì và chịu trách nhiệm về ý kiến phát biểu của mình trước thủ trưởng cơ quan.
c) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung cuộc họp bằng văn bản. Phần kết luận hội nghị ghi rõ nội dung thống nhất và không thống nhất. Nếu cuộc họp thống nhất được các nội dung thì ý kiến kết luận của cơ quan chủ trì tại cuộc họp là ý kiến của tất cả các thành viên tham dự họp. Trường hợp nội dung cuộc họp không thống nhất thì phải ghi đầy đủ ý kiến của từng thành viên tham dự họp. Kết thúc cuộc họp, các thành viên tham dự họp có trách nhiệm ký vào biên bản để xác nhận ý kiến của mình.
3. Cử cán bộ tham gia đoàn thanh tra, kiểm tra
a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị cơ quan phối hợp cử cán bộ tham gia Đoàn thanh tra, kiểm tra.
b) Thủ trưởng cơ quan phối hợp có văn bản cử cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với tính chất và nội dung công việc tham gia Đoàn thanh tra, kiểm tra để giúp cơ quan chủ trì giải quyết công việc được thuận lợi và đảm bảo đúng nguyên tắc phối hợp.
c) Cán bộ được cử tham gia Đoàn thanh tra, kiểm tra có trách nhiệm phối hợp với Đoàn thanh tra, kiểm tra tổ chức thanh tra, kiểm tra đối với doanh nghiệp được thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.