Điều 6. Trách nhiệm phối hợp
1. Sở Tư pháp
a) Chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp huyện và các sở, ngành tỉnh trong việc tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh rà soát, điều chỉnh, bổ sung quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; xem xét, đánh giá về tính hợp lý, hiệu quả của địa điểm thành lập Văn phòng công chứng để tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập.
b) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý hoạt động của Hội Công chứng viên tỉnh; phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chuyển đổi Phòng công chứng; Phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng theo quy định pháp luật.
c) Chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp huyện và các sở, ngành tỉnh rà soát các quy định của pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan để báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng tại địa phương; đảm bảo việc thực hiện các quy định pháp luật về công chứng và các văn bản có liên quan thống nhất, đồng bộ.
d) Phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tiếp nhận ý kiến của tổ chức, cá nhân đối với tổ chức và hoạt động công chứng; chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc niêm yết công khai tại trụ sở số điện thoại của cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền quản lý tổ chức, hoạt động công chứng để các tổ chức, cá nhân thuận tiện trong việc thông tin, phản ánh về tổ chức hoạt động công chứng.
đ) Trường hợp cần thiết, chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp huyện và các sở, ngành tỉnh tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành về tổ chức và hoạt động công chứng trong tỉnh.
e) Hàng năm và đột xuất khi có vấn đề phát sinh, tổ chức họp với Ủy ban nhân dân cấp huyện và các sở, ngành tỉnh để đánh giá về tình hình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh; thông tin liên quan đến việc kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị về công chứng tại địa phương cho Ủy ban nhân dân cấp huyện; tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong tổ chức và hoạt động công chứng.
2. Ủy ban nhân dân cấp huyện
a) Phối hợp với Sở Tư pháp tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng, về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân ở địa phương.
b) Phối hợp với Sở Tư pháp xem xét, đánh giá về nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn; góp ý kiến về địa điểm, tính hiệu quả của việc phát triển Văn phòng công chứng; tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn trong hoạt động công chứng tại địa phương.
c) Chỉ đạo các đơn vị chuyên môn có liên quan, Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp thông tin về đương sự và tài sản theo quy định của pháp luật khi có yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch; chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng trong việc niêm yết thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản.
d) Thực hiện việc giám sát, cung cấp thông tin phản ánh, kiến nghị của cử tri, các tổ chức, cá nhân liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương. Trường hợp cần thiết kiến nghị Sở Tư pháp thành lập đoàn kiểm tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.
3. Các sở, ngành tỉnh
a) Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc phối hợp cung cấp thông tin về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất liên quan đến các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng khi có yêu cầu.
b) Các sở, ngành tỉnh liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp trong công tác quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng, phối hợp trong việc kiểm tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.