Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
1. Quản lý hộ chiếu bao gồm các công việc sau:
a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
b) Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho đương sự biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
c) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.
d) Báo cáo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu, xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo Quy định này.
đ) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
e) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu này, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.
g) Định kỳ 06 tháng báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ số lượng và tình hình quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan mình.
2. Cơ quan quản lý hộ chiếu của những người thuộc diện quy định tại Khoản 1, 2, 7 Điều 6 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Nghị định 65 phải thu giữ và quản lý hộ chiếu của vợ hoặc chồng cùng đi theo hành trình công tác của những người này (nếu có) theo quy định tại Quy định này.
3. Cơ quan quản lý hộ chiếu vi phạm các quy định của Quy định này tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị khiển trách, cảnh cáo, bị hạn chế hoặc rút lại quyền quản lý hộ chiếu.
4. Trong trường hợp cơ quan quản lý hộ chiếu vi phạm các quy định và bị rút lại ủy quyền quản lý hộ chiếu thì Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm quản lý hộ chiếu của các cán bộ, công chức của cơ quan bị rút lại ủy quyền đó.