Điều 5. Định dạng địa chỉ thư điện tử công vụ
Địa chỉ thư điện tử công vụ được đặt duy nhất cho mỗi tổ chức và cá nhân trong tỉnh theo dạng:
1. Đối với tổ chức được đặt theo định dạng sau:
[Tên tổ chức]@hagiang.gov.vn; trong đó: Tên tổ chức là tên viết tắt của tổ chức.
Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc tổ chức được đặt theo định dạng sau:
[Tên phòng, ban, đơn vị viết tắt, viết liền].[Thư điện tử của tổ chức]@hagiang.gov.vn.
2. Đối với cá nhân được đặt theo định dạng sau:
[Họ và tên đệm] + [Tên].[Thư điện tử của tổ chức]@hagiang.gov.vn.
Trong đó Họ và tên đệm viết tắt chữ cái đầu, Tên được viết đầy đủ không dấu, Thư điện tử của tổ chức được đặt theo khoản 1 Điều này.
Trong trường hợp sau khi xác định địa chỉ theo định dạng trên mà bị trùng với địa chỉ của cá nhân khác thì thực hiện như sau:
- Nếu các cá nhân không trùng hoàn toàn cả họ và tên không dấu thì bổ sung thêm các ký tự tiếp theo trong họ và tên đệm cho đến khi không trùng.
- Nếu các cá nhân trùng hoàn toàn cả họ và tên không dấu thì bổ sung thêm số thứ tự theo định dạng:
[Họ_tên_ đệm]+[Tên]+[Số thứ tự].[Thư điện tử của tổ chức]@hagiang. gov.vn.