Điều 36. Thống kê công tác văn thư, lưu trữ
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái, tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Thống kê lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật và tài liệu hạn chế sử dụng.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê của cơ quan, tổ chức mình theo quy định hiện hành của nhà nước.
3. Thống kê về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:
a) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh);
b) Cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã; báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh);
c) Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện; báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương.
Các bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ, tài liệu, sổ đăng ký các Phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng Phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.
4. Ngày gửi báo cáo
a) Đối với báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ vào ngày 15 tháng 01 năm liền kề với năm báo cáo.
b) Đối với báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh vào ngày 31 tháng 01 năm sau. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tổng hợp báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau.