Điều 6. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, gồm:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh (sử dụng trong nội bộ ngành).
2. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật, bao gồm:
a) Những người được quy định tại khoản 1 Điều này.
b) Người đứng đầu các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh và tương đương.
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.
d) Người đứng đầu đơn vị cấp phòng và tương đương trực thuộc Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh; Chánh án Tòa án nhân dân và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các huyện, thành phố.
đ) Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc Doanh nghiệp nhà nước.
3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật bao gồm:
a) Những người quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Người đứng đầu đơn vị cấp phòng thuộc các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh và tương đương; Trưởng phòng của Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương.
4. Lực lượng Công an, Quân sự thực hiện việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước theo thẩm quyền quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an.
5. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền.
Cấp phó được ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước cấp trưởng và trước pháp luật. Người được ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác.
6. Người được giao thực hiện việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải là cán bộ, công chức, viên chức và sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức công tác trong lực lượng vũ trang nhân dân, người làm công tác cơ yếu hoặc người làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước.
7. Quy trình thực hiện sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Người thực hiện sao, chụp bí mật nhà nước thực hiện như sau:
a) Sao theo thể thức sao y, sao lục, trích sao theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư:
Bước 1: Thực hiện thể thức sao y, sao lục theo mẫu, tại phần nơi nhận phải ghi tên người sao chụp và số lượng bản sao chụp; trình lãnh đạo có thẩm quyền ký duyệt;
Bước 2: Lấy số sao y, sao lục, ghi đầy đủ thông tin trong “Sổ quản lý sao chụp bí mật nhà nước”.
Bước 3: Nhân bản các bản sao theo đúng số lượng phát hành.
Bước 4: Đóng dấu “Bản sao số” lên góc phải, trang đầu của bản sao, chụp; đóng dấu cơ quan, tổ chức tại chữ ký của người có thẩm quyền cho phép sao, chụp.
b) Sao theo hình thức sử dụng dấu “Bản sao bí mật nhà nước” (mẫu số 09 ban hành kèm thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020)
Bước 1: Người thực hiện sao chụp nhân bản các bản sao theo đúng số lượng cần phát hành.
Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin trong “Sổ quản lý sao chụp bí mật nhà nước”.
Bước 3: Đóng dấu “Bản sao số” lên góc phải, trang đầu của bản sao, chụp; đóng dấu “Bản sao bí mật nhà nước” ở phía dưới cùng tạ trang cuối của bản sao tài liệu bí mật nhà nước. Ghi đầy đủ thông tin vào dấu “Bản sao bí mật nhà nước”.
Bước 4: Trình người có thẩm quyền cho phép sao chụp ký từng bản sao, chữ ký của người có thẩm quyền cho phép sao chụp phải là chữ ký tươi, thể hiện tại khoảng trống dưới dòng chữ “Thẩm quyền sao”. Đóng dấu cơ quan, tổ chức (nếu có).
8. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tiến hành tại địa điểm bảo đảm an toàn do người đứng đầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định. Việc sao, chụp phải được ghi vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước”.
9. Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.
10. Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cơ yếu.
11. Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có văn bản ghi nhận việc chụp. Chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản dư thừa, bản hỏng. Bản sao, chụp được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này và pháp luật có liên quan có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc.