Điều 7. Trao đổi văn bản điện tử, hồ sơ điện tử qua hệ thống một cửa điện tử
1. Trao đổi văn bản điện tử, hồ sơ điện tử qua hệ thống một cửa điện tử giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp, người dân
a) Tạo lập hồ sơ điện tử thủ tục hành chính:
Cơ quan, đơn vị tiếp nhận thủ tục hành chính từ các tổ chức, cá nhân có nhiệm vụ tạo lập hồ sơ điện tử thủ tục hành chính trên phần mềm để lưu, chuyển và xử lý thủ tục hành chính theo quy trình do cơ quan ban hành.
Định dạng, dung lượng, kích thước hồ sơ điện tử được tạo lập theo các quy định về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong các hệ thống thông tin dùng chung do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
Cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện tạo lập hồ sơ điện tử theo các trường hợp sau:
- Đối với hồ sơ giấy được gửi trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:
+ Kiểm tra và cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục hành chính lên phần mềm.
+ Thực hiện số hóa toàn bộ hoặc một phần hồ sơ giấy mà tổ chức, cá nhân đã nộp dưới dạng các tập tin (file) theo đúng quy định hiện hành về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh và đính kèm trên phần mềm tương ứng với thành phần hồ sơ. Phần tài liệu không thể số hóa thì không tạo lập tập tin, chỉ thực hiện đánh dấu tương ứng theo thành phần hồ sơ trên phần mềm, sau đó tổng hợp và dán nhãn theo mã số thủ tục hành chính.
- Đối với hồ sơ điện tử được gửi trực tuyến trên mạng Internet:
+ Xác thực thông tin đăng ký để cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục hành chính.
+ Cập nhật các văn bản điện tử trong hồ sơ điện tử mà tổ chức, cá nhân đã nộp trực tuyến qua mạng.
b) Gửi/nhận văn bản phát sinh và cập nhật hồ sơ điện tử trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính:
- Việc gửi/nhận văn bản phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính giữa cơ quan nhà nước và tổ chức, cá nhân được thực hiện trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc trực tuyến trên hệ thống một cửa điện tử. Các yêu cầu về gửi/nhận văn bản được thực hiện theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan.
- Cán bộ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cập nhật các văn bản phát sinh bổ sung vào hồ sơ điện tử thủ tục hành chính như sau:
+ Đối với văn bản giấy, thực hiện kiểm tra, quét văn bản và cập nhật vào phần mềm theo quy định.
+ Đối với văn bản điện tử được gửi trực tuyến qua mạng, thực hiện kiểm tra và cập nhật trực tiếp văn bản vào phần mềm theo quy định.
c) Đối với hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến mức độ 3, 4 đã được tổ chức, công dân nộp qua mạng, khi tiếp nhận hồ sơ giấy của tổ chức, công dân, cán bộ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ này trước khi lưu hồ sơ theo quy định.
2. Trao đổi hồ sơ điện tử qua hệ thống một cửa điện tử giữa các cơ quan nhà nước tham gia thực hiện thủ tục hành chính
a) Hồ sơ điện tử trao đổi qua hệ thống một cửa điện tử được áp dụng đối với các thủ tục hành chính liên thông, trực tuyến liên thông.
b) Việc gửi/nhận và xử lý hồ sơ điện tử giữa các cơ quan được thực hiện theo quy định về phối hợp giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông trên phần mềm một cửa điện tử.