Điều 7. Quy trình ký số trên văn bản điện tử
1. Các loại văn bản thuộc danh mục văn bản gửi, nhận qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng (sau đây gọi tắt là VPĐT) và hệ thống thư điện tử của tỉnh, không gửi văn bản giấy thì không cần ký số; Các văn bản khác ngoài danh mục này, sau khi được ký tay, đóng dấu trên văn bản giấy, việc ký số trên văn bản điện tử thực hiện theo trình tự như sau:
a) Đối với chứng thư số dành cho tổ chức (cấp cho tập thể):
- Công chức, viên chức, nhân viên phụ trách Văn thư của tổ chức điền số của văn bản, ngày, tháng, năm ban hành vào văn bản điện tử, kiểm tra ký hiệu văn bản, thực hiện chuyển văn bản điện tử sang định dạng Portable Document (.pdf) dành cho các tài liệu chỉ đọc theo quy định.
- Công chức, viên chức, nhân viên phụ trách Văn thư thực hiện ký số văn bản điện tử theo định dạng .pdf, ngày ký số trên văn bản điện tử, đúng theo ngày ban hành văn bản.
b) Đối với chứng thư số cấp cho cá nhân:
- Công chức, viên chức, nhân viên phụ trách Văn thư của tổ chức điền số của văn bản, ngày, tháng, năm ban hành vào văn bản điện tử, kiểm tra ký hiệu văn bản, thực hiện chuyển văn bản điện tử sang định dạng Portable Document (.pdf) dành cho các tài liệu chỉ đọc theo quy định và chuyển đến người có thẩm quyền ký văn bản qua phần mềm VPĐT hoặc hệ thống thư điện tử của tỉnh.
- Người có thẩm quyền ký văn bản, thực hiện ký số văn bản điện tử đã định dạng .pdf, ngày ký số trên văn bản điện tử, đúng theo ngày ban hành văn bản và chuyển đến văn thư phát hành văn bản đi theo quy định.
2. Vị trí ký số trên văn bản điện tử:
a) Vị trí ký số của khóa công khai ký trên văn bản điện tử, được ký tại vị trí số “7c và 8” của Phụ lục II “sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản” ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Trường hợp các văn bản như: Chương trình phối hợp, quy chế phối hợp, các loại văn bản có nhiều người ký, vị trí ký số của khóa công khai trên văn bản sẽ được phân bổ hợp lý trên văn bản.
c) Khóa công khai đảm bảo thể hiện các thông tin sau:
- Khóa công khai chứng thư số cấp cho tổ chức đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin sau: Chữ ký mẫu của người ký; ảnh con dấu của tổ chức; thời gian ký; tên người ký, địa chỉ thư điện tử tỉnh Tiền Giang cấp cho tổ chức, tên cơ quan.
- Khóa công khai chứng thư số cấp cho cá nhân đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin sau: Chữ ký mẫu của người ký; thời gian ký; tên người ký, địa chỉ thư điện tử tỉnh Tiền Giang cấp cho người ký.
Ảnh chữ ký mẫu của người ký (màu mực xanh), con dấu của tổ chức (màu mực đỏ) và các thông tin nêu trên được thiết kế rõ nét.