Điều 4. Quy trình phối hợp công bố, công khai thủ tục hành chính
1. Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh có trách nhiệm dự thảo và trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định công bố thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh (cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã).
1.1. Trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành (của Trung ương và của tỉnh) có quy định về thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quản lý của ngành, các sở, ban, ngành thực hiện:
a. Thống kê thủ tục hành chính: Xác định đầy đủ các bộ phận cấu thành của từng thủ tục hành chính theo đúng quy định tại khoản 2, Điều 8, Nghị định 63/2010/NĐ-CP và lập danh mục thủ tục hành chính
a.1. Xây dựng dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính và điền đầy đủ, chính xác tất cả các nội dung có trong các phụ lục kèm theo dự thảo quyết định (có mẫu dự thảo quyết định và phụ lục kèm theo Quy chế này):
a.2. Việc xây dựng dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính được thực hiện theo đúng quy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP.
b. Đối với những thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế phải xác định rõ bộ phận nào của thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế so với quy định cũ; bộ phận nào được sửa đổi, bổ sung so với quy định của cơ quan nhà nước cấp trên.
1.2. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính có hiệu lực thi hành, các sở, ban, ngành phải gửi hồ sơ kèm theo tài liệu (cả bản cứng và File mềm) đến Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính - Nội chính thuộc Văn phòng UBND tỉnh để kiểm soát chất lượng trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh ký quyết định công bố.
Hồ sơ, tài liệu trình công bố thủ tục hành chính của các sở, ban, ngành gồm:
a. Tờ trình đề nghị công bố thủ tục hành chính;
b. Dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh (cả bản cứng và file mềm). Thủ trưởng cơ quan phải ký tắt vào dự thảo quyết định và các trang của phụ lục kèm theo quyết định.
c. Các tài liệu đính kèm (cả bản cứng và file mềm): Các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính; mẫu đơn, tờ khai và các văn bản liên quan khác.
2. Kiểm soát chất lượng dự thảo quyết định và trình Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành quyết định công bố thủ tục hành chính:
2.1. Khi nhận được hồ sơ trình công bố thủ tục hành chính của các sở, ban, ngành; Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính - Nội chính, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm:
a. Kiểm soát chất lượng nội dung dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính theo đúng quy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP.
b. Tham mưu Lãnh đạo Văn phòng trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu cơ quan, đơn vị dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính phải bổ sung thông tin hoặc chỉnh lý dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính trong các trường hợp sau:
b.1. Số lượng thủ tục hành chính chưa đầy đủ, chưa chính xác.
b.2. Nội dung dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính không đúng theo mẫu quy định, chưa đạt yêu cầu, còn thiếu các phụ lục đính kèm hoặc thông tin trên các phụ lục đính kèm chưa đúng, chưa đủ, chưa chính xác....
b.3. Thiếu các tài liệu kèm theo như: Các văn bản quy định về thủ tục hành chính, mẫu đơn, mẫu tờ khai, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính, phí, lệ phí và các văn bản liên quan khác...
2.2. Khi dự thảo quyết định công bố thủ tục hành chính đã đáp ứng được các quy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính - Nội chính, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh ký, ban hành.
3. Thủ tục hành chính đã được Chủ tịch UBND tỉnh công bố phải được công khai theo đúng quy định:
3.1. Thông tin về thủ tục hành chính phải được công khai đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, đúng địa chỉ, dễ tiếp cận, dễ khai thác, sử dụng.
3.2. Hình thức công khai:
a. Hình thức công khai bắt buộc:
a.1. Niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức.
a.2. Đăng tải trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
a.3. Đăng tải trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của tỉnh hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan thực hiện thủ tục hành chính.
b. Ngoài hình thức công khai bắt buộc trên, việc công khai thủ tục hành chính có thể thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:
b.1. Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng.
b.2. Các hình thức khác.