Điều 6. Quy trình thực hiện xin lỗi
1. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định: Khi nhận thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ của phòng chuyên môn hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính (do lỗi của công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm phục vụ hành chính công hoặc Bộ phận Một cửa tham mưu người đứng đầu hoặc cấp phó người đứng đầu cơ quan, đơn vị đầu mối tiếp nhận hồ sơ, ký văn bản xin lỗi (theo Mẫu số 01-XL của Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này) và chuyển cho tổ chức, cá nhân kèm theo thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
2. Trường hợp giải quyết hồ sơ trễ hạn: Thực hiện theo quy định tại Khoản 9, Điều 19 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả thực hiện theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
3. Trường hợp giải quyết hồ sơ sai sót do lỗi của cơ quan, đơn vị: Khi cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan, đơn vị khác có liên quan hoặc tổ chức, cá nhân phát hiện kết quả giải quyết thủ tục hành chính có sai sót do lỗi của cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền thì người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính phải gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân (theo Mẫu số 02a-XL hoặc Mẫu số 02b-XL của Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này) và hẹn lại ngày trả kết quả khắc phục sai sót.
4. Trường hợp để hồ sơ bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính: Thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Điều 21 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Mẫu phiếu xin lỗi thực hiện theo Mẫu số 03-XL của Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này.
5. Tất cả các trường hợp thực hiện xin lỗi quy định tại khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này đều phải hẹn lại ngày trả kết quả lần sau cho tổ chức, cá nhân. Thời gian hẹn trả kết quả lần sau tối đa không quá ½ (một phần hai) tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thời gian.
6. Văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân phải được trao trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửi qua đường bưu điện trong trường hợp đăng ký trả hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc gửi qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến trong trường hợp tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến. Đồng thời, đăng tải văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân lên Trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có) và Cổng Dịch vụ công trực tuyến của tỉnh theo tệp hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân liên quan.