Điều 7. Quản lý văn bản điện tử
1. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan chuyên môn, địa phương bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.
2. Định dạng văn bản điện tử
a) Hình thức văn bản điện tử
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Đối với văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung văn bản điện tử.
b) Định dạng văn bản điện tử
- Định dạng văn bản tiêu chuẩn, được ký số: * pdf;
- Định dạng các tài liệu là văn bản: * txt, *.rtf, * doc; * .docx, *.odt;
- Định dạng các tài liệu là bảng tính: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods;
- Định dạng các tài liệu chỉ đọc: * pdf;
- Định dạng các tài liệu là đồ họa, đồ thị phục vụ quản lý chuyên ngành: *.jpeg.
c) Tất cả văn bản điện tử đi, đến đã được ký số theo quy định của pháp luật, được gửi, nhận thông qua trục liên thông nội tỉnh (hoặc trục liên thông Quốc gia) phải có nội dung trùng khớp với văn bản giấy đã được ký đóng dấu ban hành của các cơ quan gửi văn bản.
3. Tổng hợp thông tin, tình hình gửi, nhận văn bản điện tử
a) Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan chuyên môn, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan cấp dưới thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan.
c) Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của huyện.
4. Lưu trữ văn bản điện tử
Tất cả các văn bản điện tử được quản lý, lưu trữ theo quy định tại Chương II, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.