Điều 6. Quy trình làm thủ tục cử đoàn ra, đón đoàn vào.
1. Cơ quan, tổ chức đề xuất cử đoàn ra, đón đoàn vào phải lập hồ sơ theo quy định tại Điều 5 Quy chế này; gửi Vụ Hợp tác quốc tế và Vụ Tổ chức cán bộ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao.
2. Trong thời gian 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của các đoàn, Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Tổ chức cán bộ trình hồ sơ lên Lãnh đạo Uỷ ban xem xét ban hành quyết định.
3. Khi có quyết định cử đoàn hoặc đón đoàn phải chuyển đến Vụ Hợp tác Quốc tế chậm nhất là trước 20 ngày kể từ ngày xuất cảnh và trước 10 ngày kể từ ngày nhập cảnh.
4. Vụ Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ và giúp các cơ quan, tổ chức hoàn thành các thủ tục đoàn ra, đoàn vào về thị thực xuất nhập cảnh, hộ chiếu, vé máy bay, chương trình hoạt động, phối hợp đón, tiễn theo quy định, nhanh chóng và thuận lợi.
5. Các cơ quan, tổ chức cử đoàn ra, đón đoàn vào và những cá nhân có tên trong quyết định có trách nhiệm cung cấp cho Vụ Hợp tác Quốc tế đầy đủ thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao trước 20 ngày làm việc tính từ ngày nhận quyết định (10 ngày đối với trường hợp cần làm hộ chiếu mới và 10 ngày làm thị thực xuất nhập cảnh) .
6. Cơ quan, tổ chức đề xuất cử đoàn ra, đón đoàn vào cần phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế tổ chức họp đoàn trước khi lên đường hoặc họp Ban tổ chức đón đoàn vào để phổ biến chủ trương của Lãnh đạo Uỷ ban, rà soát công việc chuẩn bị, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.