Điều 7. Quy định về sử dụng phòng họp hoặc phòng tiếp khách
1. Các đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng họp hoặc tiếp khách phải đăng ký phòng họp, tiếp khách với Văn phòng để tổ chức phục vụ. Đơn vị được giao chủ trì chuẩn bị nội dung họp hoặc tiếp khách có trách nhiệm đăng ký phòng họp, tiếp khách theo mẫu đăng ký tại phụ lục số 01 ban hành kèm theo quy chế này.
Đối với các cuộc họp hoặc tiếp khách bình thường (họp trong giờ hành chính): Đăng ký phải gửi tới Văn phòng trước ngày giờ làm việc mà đơn vị dự kiến tổ chức cuộc họp tối thiểu 04 giờ (tính theo giờ làm việc).
Đối với các cuộc họp và tiếp khách ngoài giờ hành chính hoặc phòng họp phải kê đặt bàn ghế, phải trang trí maket, micro và các điều kiện khác, đăng ký phải gửi tới Văn phòng trước ngày giờ mà đơn vị dự kiến tổ chức họp, tiếp khách tối thiểu 08 giờ (tính theo giờ làm việc).
2. Văn phòng bố trí phòng họp và thông báo lại lịch bố trí phòng họp cụ thể cho đơn vị đăng ký chậm nhất 01 giờ tính từ khi nhận được thông tin đăng ký hoặc giấy đăng ký, nếu hết giờ làm việc thì thông báo lại cho đơn vị vào đầu giờ làm việc ngày hôm sau. Các đơn vị chỉ gửi giấy mời sau khi đã được xác nhận bố trí phòng làm việc, phòng họp, phòng tiếp khách; đồng thời gửi bộ phận lễ tân lịch làm việc, số lượng, thành phần, đối tượng khách tham dự.
3. Trường hợp các phòng họp đã bố trí hết, Văn phòng thông báo ngay cho đơn vị đăng ký biết để điều chỉnh lại thời gian họp.
4. Trường hợp cuộc họp, tiếp khách đã đăng ký, đã bố trí bị hoãn hoặc huỷ bỏ, đơn vị đăng ký phải thông báo cho Văn phòng biết trước giờ dự kiến họp 02 giờ làm việc.