Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan trực tiếp quản lý hộ chiếu
1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
2. Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định chấp thuận hoặc cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 tháng thì Sở Ngoại vụ tỉnh Khánh Hòa có trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn, thông báo cho cá nhân có hộ chiếu ngoại giao hoặc công vụ để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới khi có quyết định chấp thuận hoặc cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.
3. Thu giữ và quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức sau mỗi chuyến đi công tác nước ngoài theo quy định và không giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi chưa có quyết định chấp thuận hoặc cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.
4. Báo cáo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.
5. Thông báo ngay bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ để thông báo cho Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh - Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
6. Báo cáo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ để làm thủ tục chuyển hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đối với những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích hoặc không còn quyền được sử dụng loại hộ chiếu được cấp.
7. Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.
8. Thu giữ và quản lý hộ chiếu của vợ hoặc chồng cùng đi theo hành trình công tác (nếu có) của những người thuộc diện quy định tại Khoản 1, Điều 2 Quy chế này.
9. Báo cáo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ về tình hình sử dụng và quản lý hộ chiếu của cơ quan mình theo quy định.