Điều 12. Quy trình ký số, phát hành văn bản điện tử
1. Các loại văn bản thuộc Điều 8, Điều 9 của Quy chế này sử dụng hai chữ ký số (01 chữ ký số của cá nhân, 01 chữ ký số của tổ chức) để phát hành văn bản được thực hiện ký số theo trình tự như sau:
- a) Soạn tập tin văn bản điện tử, gửi trình ký.
- b) Người ký duyệt ký số lên tập tin văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư.
- c) Văn thư lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin văn bản trình ký, sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị mình ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt.
- d) In, trình ký văn bản để phục vụ công tác lưu trữ theo quy định.
- đ) Phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua Phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
2. Ngày ký số (khóa bí mật ký và khóa bí mật con dấu) trên văn bản điện tử phải ký đúng theo ngày ban hành văn bản.
3. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử được căn cứ trên nhãn thời gian gửi, nhận của Phần mềm quản lý văn bản và điều hành.