Điều 15. Nhiệm vụ, trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh phải tham gia Hệ thống. Các hợp đồng, giao dịch đã công chứng đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng phải được cập nhật bổ sung trên Hệ thống.
Giao Sở Tư pháp hướng dẫn và xác định lộ trình cập nhật bổ sung vào Hệ thống các hợp đồng, giao dịch đã công chứng, đang được lưu trữ tại tổ chức.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Ký kết hợp đồng với đơn vị tư vấn xây dựng phần mềm để duy trì và vận hành Hệ thống trong quá trình tổ chức hoạt động;
b) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Hệ thống tại tổ chức mình;
c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin đã nhập vào Hệ thống của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Hệ thống.
d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ...) cho việc vận hành tốt Hệ thống tại tổ chức mình.
3. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phân công viên chức, nhân viên của tổ chức mình thực hiện các công việc:
a) Nhập thông tin vào Hệ thống;
b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Hệ thống theo quyết định của người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng;
c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do minh nhập, sửa chữa và đã xóa trong Hệ thống;
d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn; thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trong Hệ thống để cung cấp kết quả cho người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trước khi thực hiện việc công chứng; cung cấp cho các cơ quan tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp;
đ) Việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong Hệ thống phải thực hiện theo Quy chế và hướng dẫn sử dụng Hệ thống.