Điều 4. Các bước xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
Việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện theo bốn bước cơ bản như sau:
1. Xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng:
Căn cứ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng, cơ quan được quy định tại Điều 2 Quyết định này xây dựng hệ thống văn bản, tài liệu và các quy trình xử lý công việc hợp lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2. Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng:
a) Áp dụng trên thực tế hệ thống văn bản, tài liệu và quy trình khi được Người đứng đầu cơ quan phê duyệt;
b) Thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục các điểm không phù hợp;
c) Tiến hành xem xét của Lãnh đạo, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế tại cơ quan;
d) Người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.
3. Công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008:
Cơ quan áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quyết định này) và thông báo bằng văn bản đến đơn vị chủ trì quy định tại Khoản 3 hoặc Khoản 4 Điều 12 Quyết định này để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có).
4. Duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng:
a) Cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng để áp dụng trong thời gian chậm nhất là ba tháng kể từ khi văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành;
b) Thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của Lãnh đạo tối thiểu một năm một lần để bảo đảm Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế công tác tại cơ quan;
c) Thực hiện công bố lại theo quy định tại Khoản 3 Điều này khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.
Trong quá trình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, cơ quan áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng không thuê các tổ chức chứng nhận độc lập đánh giá (chứng nhận, giám sát, điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng, chứng nhận lại).
Trường hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 được soát xét, thay đổi và được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố thì áp dụng theo hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ.