Điều 9. Quy trình thực hiện
1. Chuẩn bị đầu tư
- UBND cấp xã phối hợp với cấp thôn tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách đầu tư giao thông nông thôn và kiên cố hóa kênh mương của tỉnh; tổ chức họp dân; công bố mức hỗ trợ của Nhà nước và mức đóng góp của nhân dân trong khu vực; xác định quy mô kỹ thuật do người dân tự đề xuất theo nhu cầu và khả năng đóng góp của nhân dân (Biểu mẫu số 01 kèm theo). Nếu đạt được thoả thuận (có biên bản cam kết), UBND cấp xã tổng hợp, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch trình UBND cấp huyện, trên cơ sở đó UBND cấp huyện dự kiến kế hoạch gửi về Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư trước ngày 01/7 năm trước năm kế hoạch để xem xét, cân đối, bố trí kế hoạch vốn.
- Căn cứ kế hoạch vốn được giao, UBND cấp xã tự tổ chức lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình. Trường hợp những công trình phức tạp (như: tính toán khả năng chịu lực của kết cấu, tính toán thủy văn, phân tích địa chất …) Chủ đầu tư không đủ năng lực lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật thì có thể thuê đơn vị tư vấn; kinh phí thuê tư vấn sử dụng nguồn huy động đóng góp hoặc nếu phần kinh phí này ngân sách cấp huyện hoặc cấp xã hỗ trợ thì chủ đầu tư có thể lập hồ sơ chuẩn bị đầu tư và quyết toán riêng, phần kinh phí này không tính vào cơ cấu vốn Chương trình.
2. Thẩm định và phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình: Phòng Tài chính - Kế hoạch cấp huyện là cơ quan chuyên môn chủ trì thẩm định Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.
a) Đối với hồ sơ thuê tư vấn lập: Theo quy định hiện hành về trình tự thủ tục đầu tư xây dựng.
b) Đối với hồ sơ do UBND xã lập theo hình thức đơn giản hóa:
- Hồ sơ trình thẩm định, phê duyệt của một công trình gồm có:
+ Tờ trình Biểu mẫu 04 đính kèm.
+ Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.
+ Biên bản họp dân (Được tiến hành khi có trên 50% đại diện số hộ dân được triệu tập có mặt và phải có trên 50% đại diện số hộ dân tham dự Hội nghị đồng ý); các Quyết định thành lập: Ban giám sát cộng đồng, ban quản lý dự án; phương án đóng góp, huy động và danh sách đóng tiền của người dân...
Lưu ý: phương án đóng góp, danh sách những hộ dân phải nộp và huy động khác, UBND cấp xã phải lập riêng cho từng công trình.
- Thẩm định Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình: Sau khi hoàn thiện hồ sơ, UBND cấp xã trình thẩm định:
+ UBND cấp xã trình hồ sơ cho phòng Tài chính Kế hoạch thuộc UBND huyện làm đầu mối tổ chức thẩm định.
+ Thời gian thẩm định là 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu của đơn vị đề nghị thẩm định. Trong trường hợp hồ sơ không đảm bảo quy định thì trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đơn vị thẩm định phải trả lời bằng văn bản cho Chủ đầu tư chỉnh sửa theo nội dung yêu cầu, nhưng chỉ yêu cầu 01 lần.
- Phê duyệt Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình: Trên cơ sở Kết quả thẩm định của cơ quan chuyên môn cấp huyện, UBND cấp xã phê duyệt Báo cáo Kinh tế kỹ thuật công trình.
3. Lựa chọn nhà thầu xây dựng; phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và thanh, quyết toán
a) Lựa chọn nhà thầu xây dựng và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: theo quy định tại khoản 8, Điều 10, Thông tư liên tịch số 26/2011/TTLT-BNNPTNT-BKHĐT-BTC, ngày 13/4/2011 Hướng dẫn một số nội dung thực hiện Quyết định số 800/QĐ-TTg, ngày 04/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2010 - 2020.
- Cơ chế mua vật tư, vật liệu, hóa đơn chứng từ: Đối với các loại vật liệu xây dựng chính (được mua bằng nguồn ngân sách nhà nước hỗ trợ) phải mua của dân để sử dụng thì giá cả phải phù hợp mặt bằng chung của thị trường trên địa bàn cùng thời điểm; chứng từ để thanh toán là giấy biên nhận mua bán với các hộ dân, có xác nhận của trưởng thôn nơi bán, được UBND cấp xã xác nhận. Trong trường hợp các loại vật liệu chính người dân tại địa phương không có, phải mua của các cơ sở kinh doanh để sử dụng thì phải có đầy đủ hóa đơn theo quy định (khuyến khích sử dụng vật liệu địa phương và nội địa).
- Nghiệm thu, bàn giao công trình: Mẫu biên bản nghiệm thu hạng mục công trình hoặc hoàn thành công trình đưa vào sử dụng tại Biểu mẫu 05 kèm theo.
- Nhật ký công trình tại Biểu mẫu 06 kèm theo.
b) Thanh quyết toán công trình
- Thẩm tra quyết toán công trình: Sau khi nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sử dụng, UBND cấp xã hoàn chỉnh hồ sơ trình thẩm tra quyết toán, thời gian lập Báo cáo quyết toán đối với dự án nhóm C là 03 tháng. UBND cấp xã trình hồ sơ cho phòng Tài chính Kế hoạch thuộc UBND huyện làm đầu mối tổ chức thẩm tra và có báo cáo kết quả thẩm tra.
- Phê duyệt quyết toán: Trên cơ sở Kết quả thẩm tra của phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện, trong vòng 15 ngày làm việc UBND cấp xã phê duyệt quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành.
- Thanh, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình: Thực hiện theo Thông tư 86/2011/TT-BTC, ngày 17/6/2011 của Bộ tài chính quy định về quản lý thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước; Thông tư 19/2011/TT-BTC ngày 14/02/2011 của Bộ Tài chính quy định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn ngân sách nhà nước; Thông tư 28/2012/TT-BTC ngày 24/2/2012, quy định về quản lý vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách xã, phường, thị trấn.