Điều 6. Trình tự tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính
1. Tiếp nhận, làm rõ các thông tin phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính:
a. Khi có phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính gửi đến, các cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận và vào sổ theo dõi phản ánh, kiến nghị.
- Trường hợp tiếp nhận phản ánh, kiến nghị qua điện thoại, các cơ quan có trách nhiệm ghi chép trung thực và đầy đủ thông tin phản ánh, kiến nghị (theo Mẫu số 3 ban hành kèm theo Quy chế này).
- Trường hợp, cá nhân, tổ chức trực tiếp đến phản ánh, kiến nghị, các cơ quan có trách nhiệm ghi chép trung thực và đầy đủ thông tin phản ánh, kiến nghị (theo Mẫu số 4 ban hành kèm theo Quy chế này).
- Sau khi nhận được phản ánh, kiến nghị, các cơ quan phải có phản hồi để cá nhân, tổ chức biết được cơ quan đã thực hiện việc tiếp nhận phản ánh, kiến nghị.
b. Khi nhận được phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính, các cơ quan tiến hành xác minh làm rõ các thông tin phản ánh, kiến nghị, cụ thể như sau:
- Đối với đơn, thư có nội dung bằng tiếng nước ngoài, các cơ quan đề nghị cá nhân, tổ chức có đơn, thư chuyển nội dung phản ánh, kiến nghị sang tiếng Việt;
- Đối với đơn, thư có nội dung không rõ ràng, các cơ quan đề nghị cá nhân, tổ chức đã phản ánh, kiến nghị làm rõ nội dung, yêu cầu và đề nghị trong đơn, thư đó;
- Đối với đơn, thư chưa xác định rõ tên, địa chỉ, số điện thoại (hoặc địa chỉ thư tín điện tử), các cơ quan đề nghị cá nhân, tổ chức cung cấp đầy đủ thông tin để tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình xử lý phản ánh, kiến nghị;
- Các nội dung khác nếu thấy cần thiết.
2. Phân loại, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính:
a. Phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức do Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận:
Đối với các phản ánh, kiến nghị không đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 20/2008/NĐ-CP, Văn phòng UBND tỉnh lưu hồ sơ; đồng thời, trả lời bằng văn bản cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị biết.
Đối với các phản ánh, kiến nghị đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 20/2008/NĐ-CP, nhưng không thuộc thẩm quyền xử lý của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh lưu hồ sơ và chuyển phản ánh, kiến nghị tới cơ quan có thẩm quyền xử lý; đồng thời, trả lời bằng văn bản cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị biết.
Đối với phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền xử lý của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh tổ chức xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính, cụ thể như sau:
- Xử lý phản ánh, kiến nghị về hành vi của cán bộ, công chức gây phiền hà, chậm trễ hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan hành chính nhà nước:
+ Văn phòng UBND tỉnh chuyển phản ánh, kiến nghị đến các cơ quan có liên quan xem xét, xử lý.
+ Khi nhận được văn bản chuyển phản ánh, kiến nghị của Văn phòng UBND tỉnh, các cơ quan tổ chức xem xét, xử lý theo đúng quy định của pháp luật.
- Xử lý phản ánh, kiến nghị về nội dung quy định hành chính:
+ Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký văn bản thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh để giao cho các cơ quan chức năng xử lý các phản ánh, kiến nghị theo quy định.
+ Trường hợp cần thiết, Văn phòng UBND tỉnh có thể lựa chọn các phản ánh, kiến nghị về những quy định hành chính đang gây bức xúc, cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của nhân dân để tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh giao cơ quan có liên quan xử lý theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 14 của Nghị định số 20/2008/NĐ-CP.
- Cơ quan chịu trách nhiệm xử lý phản ánh, kiến nghị gửi kết quả xử lý về Văn phòng UBND tỉnh để trả lời cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị; đồng thời, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy định.
b. Phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức do các cơ quan tiếp nhận:
- Đối với các phản ánh, kiến nghị không đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 20/2008/NĐ-CP, các cơ quan lưu hồ sơ; đồng thời, trả lời bằng văn bản cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị biết và gửi nội dung phản ánh, kiến nghị về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh.
- Đối với các phản ánh, kiến nghị đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 20/2008/NĐ-CP, nhưng không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan, các cơ quan chuyển phản ánh, kiến nghị về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, xử lý và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh; đồng thời, trả lời bằng văn bản cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị biết.
- Đối với phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan, các cơ quan tổ chức xem xét, xử lý theo đúng quy định pháp luật. Khi có kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị, các cơ quan gửi văn bản trả lời cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị biết; đồng thời, gửi kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy định.
3. Thời gian xử lý phản ánh, kiến nghị:
- Chậm nhất 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được phản ánh, kiến nghị, các cơ quan phải có phản hồi cho cá nhân, tổ chức biết.
- Chậm nhất 10 (mười) ngày làm việc (trong trường hợp phức tạp có thể kéo dài, nhưng không quá 20 (hai mươi) ngày làm việc) kể từ khi nhận được phản ánh, kiến nghị, các cơ quan phải hoàn thành việc xử lý.
4. Công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị :
a. Kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính phải được đăng tải công khai theo các hình thức sau:
- Gửi văn bản thông báo cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị.
- Đăng tải trên Trang thông tin điện tử về TTHC của tỉnh hoặc Cổng thông tin điện tử của tỉnh.
- Niêm yết tại trụ sở UBND cấp xã nơi cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị và tại cơ quan trực tiếp giải quyết phản ánh, kiến nghị. Thời gian niêm yết, chậm nhất sau 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị và kéo dài liên tục trong ít nhất 10 (mười) ngày.
b. Ngoài ra, tuỳ tình hình thực tế, các cơ quan có thể công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị bằng các hình thức khác như: Đăng tải trên Trang (Cổng) thông tin điện tử của cơ quan hoặc trên các phương tiện thông tin đại chúng...
5. Lưu trữ hồ sơ tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị:
Toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến quá trình tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.