Điều 12. Hồ sơ khen thưởng
1. Hồ sơ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể thuộc Bộ Ngoại giao gồm:
a) Báo cáo thành tích của cá nhân và tập thể được kiến nghị khen thưởng;
b) Biên bản họp đơn vị đánh giá thành tích của cá nhân, tập thể;
c) Văn bản kiến nghị khen thưởng có chữ ký của Thủ trưởng đơn vị;
d) Ý kiến của Hội đồng Thi đua Khen thưởng Bộ Ngoại giao;
đ) Tờ trình Lãnh đạo Bộ của Văn phòng Bộ Ngoại giao.
2. Hồ sơ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể không thuộc Bộ Ngoại giao gồm:
a) Báo cáo thành tích của cá nhân, tập thể được kiến nghị khen thưởng;
b) Văn bản kiến nghị khen thưởng của Cơ quan, tổ chức liên quan;
c) Văn bản thẩm tra của đơn vị có liên quan thuộc Bộ Ngoại giao;
d) Ý kiến của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng của Bộ Ngoại giao;
đ) Tờ trình Lãnh đạo Bộ của Văn phòng Bộ Ngoại giao.
3. Hồ sơ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể người Việt Nam định cư ở nước ngoài, gồm:
a) Tiểu sử tóm tắt và thành tích của cá nhân, tập thể người Việt Nam ở nước ngoài có xác nhận của Hội người Việt Nam ở nước sở tại (nếu có);
b) Kiến nghị khen thưởng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
c) Ý kiến của Hội đồng Thi đua Khen thưởng của Bộ Ngoại giao;
d) Tờ trình Lãnh đạo Bộ của Văn phòng Bộ Ngoại giao.
4. Hồ sơ khen thưởng đối với cá nhân, tập thể người nước ngoài, gồm:
a) Tiểu sử tóm tắt và thành tích của cá nhân, tập thể được kiến nghị khen thưởng;
b) Kiến nghị khen thưởng của đơn vị chủ quản của Bộ Ngoại giao hoặc của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
c) Ý kiến của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng của Bộ Ngoại giao;
d) Tờ trình Lãnh đạo Bộ của Văn phòng Bộ Ngoại giao.
5. Hồ sơ khen thưởng đối với cá nhân khác
a) Báo cáo thành tích của cá nhân;
b) Văn bản kiến nghị khen thưởng của đơn vị có liên quan thuộc Bộ Ngoại giao;
c) Xác nhận của Ủy ban nhân dân phường, xã đối với cá nhân và gia đình cá nhân đó trong việc thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước;
d) Ý kiến của Hội đồng Thi đua Khen thưởng Bộ Ngoại giao;
đ) Tờ trình Lãnh đạo Bộ của Văn phòng Bộ Ngoại giao.
6. Hồ sơ khen thưởng gồm 01 bộ (bản chính) gửi về Văn phòng Bộ Ngoại giao. Nếu là tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.