Điều 16. Làm việc với người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan và thu thập thông tin, tài liệu, bằng chứng
1. Đối với người khiếu nại hoặc người đại diện khiếu nại (người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền, luật sư và trợ giúp viên pháp lý): Người được giao nhiệm vụ xác minh có trách nhiệm làm việc trực tiếp và yêu cầu cung cấp các thông tin, tài liệu sau:
a) Thông tin nhân thân: Họ tên, địa chỉ thường trú, địa chỉ tạm trú, địa chỉ liên lạc, số điện thoại, chứng minh nhân dân (hoặc giấy tờ tùy thân khác), văn bản ủy quyền có chứng thực, văn bản chứng minh việc đại diện hợp pháp và các giấy tờ có liên quan;
b) Thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại;
c) Nội dung, căn cứ để khiếu nại; yêu cầu, đề nghị của người khiếu nại.
2. Đối với người bị khiếu nại: Người được giao nhiệm vụ xác minh làm việc trực tiếp và yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung bị khiếu nại; giải trình về quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại; ghi nhận những cơ sở làm căn cứ giải quyết khiếu nại lần đầu; ý kiến đề xuất đối với việc giải quyết khiếu nại lần hai (nếu có).
3. Đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan: Người có trách nhiệm xác minh gửi văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại. Văn bản yêu cầu được thực hiện theo Mẫu số 06-KN ban hành kèm theo Thông tư số 07/2013/TT-TTCP. Trong trường hợp làm việc trực tiếp, người có trách nhiệm xác minh hoặc người được giao nhiệm vụ xác minh thông báo trước thời gian, địa điểm, nội dung làm việc và yêu cầu cung cấp các thông tin, tài liệu, bằng chứng phục vụ cho buổi làm việc.
4. Nội dung các buổi làm việc được lập thành biên bản. Biên bản làm việc được thực hiện theo Mẫu số 05-KN ban hành kèm theo Thông tư số 07/2013/TT-TTCP, có chữ ký của các bên.
5. Các thông tin, tài liệu, bằng chứng được thu thập phải thể hiện rõ nguồn gốc. Thông tin, tài liệu, bằng chứng do cá nhân cung cấp phải có xác nhận của người cung cấp. Các thông tin, tài liệu, bằng chứng do cơ quan, tổ chức, đơn vị cung cấp phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị cung cấp. Khi thu thập bản sao phải được đối chiếu với bản chính, trường hợp tài liệu là bản sao không có bản chính để đối chiếu hoặc tài liệu bị mất trang, mất chữ, quá cũ, quá mờ, có dấu hiệu chỉnh sửa,... thì người thu thập phải ghi rõ tình trạng của tài liệu đó trong Giấy biên nhận.
Khi tiếp nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng, người được giao nhiệm vụ xác minh hoặc người tiếp nhận phải lập Giấy biên nhận. Giấy biên nhận được thực hiện theo Mẫu số 07-KN ban hành kèm theo Thông tư số 07/2013/TT-TTCP.
6. Việc cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng, văn bản giải trình được thực hiện trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.