Điều 5. Hình thức phối hợp
1. Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
a) Cơ quan chủ trì gửi văn bản, hồ sơ (nếu có) cho đơn vị phối hợp và phải xác định rõ thời gian, những nội dung cụ thể cần xin ý kiến đối với từng cơ quan, đơn vị.
b) Thời gian để trả lời ý kiến phải đảm bảo để cơ quan phối hợp nghiên cứu và trả lời (tối thiểu là 05 ngày làm việc). Đối với những nội dung, thủ tục hành chính đã quy định thời hạn giải quyết và thời gian trả lời ý kiến tham gia thì thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành.
c) Đơn vị phối hợp phải chấp hành thời gian theo quy định trong việc tham gia ý kiến theo đề nghị của cơ quan chủ trì và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình trước Ủy ban nhân dân tỉnh và pháp luật (đối với đơn vị được lấy ý kiến thẩm định bắt buộc phải có văn bản phản hồi, nếu quá thời hạn quy định thì đơn vị đó phải chịu trách nhiệm với Ủy ban nhân dân tỉnh).
d) Trường hợp cơ quan chủ trì không tiếp thu ý kiến của cơ quan phối hợp thì phải giải thích/giải trình rõ lý do, thông báo bằng văn bản cho cơ quan phối hợp biết và phải chịu trách nhiệm về ý kiến đề xuất của mình.
2. Hình thức lấy ý kiến tại hội nghị, hội thảo, cuộc họp
a) Cơ quan chủ trì phải gửi hồ sơ, tài liệu có liên quan và các vấn đề cần trao đổi đến đơn vị phối hợp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp để các đơn vị có thời gian nghiên cứu và có ý kiến góp ý sát với nội dung tại cuộc họp.
b) Thủ trưởng đơn vị phối hợp có trách nhiệm tham gia họp hoặc cử lãnh đạo, chuyên viên tham gia theo đúng thành phần và yêu cầu của cơ quan chủ trì; thành viên được cử đi tham dự họp phải có trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ có liên quan đến nội dung quản lý nhà nước của cơ quan, đơn vị mình và chịu trách nhiệm về các ý kiến phát biểu tại cuộc họp, ý kiến của người dự họp được xem là ý kiến chính thức của cơ quan, đơn vị mà mình đại diện.
c) Đơn vị phối hợp có quyền yêu cầu cơ quan chủ trì cung cấp tài liệu bổ sung hoặc giải trình các nội dung chưa rõ để tham gia đầy đủ ý kiến về nội dung yêu cầu.
d) Trường hợp tại cuộc họp có phát sinh những nội dung mới do các đơn vị khác cung cấp mà thành viên được cử tham dự họp không quyết định được thì cơ quan, đơn vị, địa phương của thành viên được cử tham dự họp phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi cơ quan chủ trì cuộc họp trong thời hạn chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày họp.
đ) Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan chủ trì lập biên bản để lưu hồ sơ (biên bản ghi đầy đủ thành phần tham gia/không tham gia, ý kiến phát biểu của thành viên tham dự và ghi rõ nội dung thống nhất giải quyết). Biên bản họp là một trong các thành phần hồ sơ để cơ quan đầu mối tổng hợp trình/báo cáo cấp có thẩm quyền. Biên bản được sao gửi cho các đơn vị phối hợp để cập nhật thông tin và thực hiện tốt công tác phối hợp.
3. Khảo sát thực địa phục vụ công tác thẩm định và kiểm tra tiến độ thực hiện dự án
a) Chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi tiến hành kiểm tra, khảo sát thực địa, cơ quan chủ trì gửi giấy mời cho các đơn vị phối hợp tham gia kiểm tra. Trong giấy mời ghi rõ: Thời gian, địa điểm, nội dung chính của cuộc họp/cuộc khảo sát và thành phần tham dự.
b) Thủ trưởng đơn vị phối hợp cử thành viên (người phụ trách chuyên môn) tham gia đoàn công tác theo đúng thành phần và yêu cầu của cơ quan chủ trì; chịu trách nhiệm về các ý kiến phát biểu tại cuộc/buổi làm việc. Trong trường hợp cần thiết, đơn vị tham gia phối hợp căn cứ vào nội dung kiểm tra, khảo sát có ý kiến bằng văn bản sau cuộc/buổi làm việc liên ngành (thời gian không quá 03 ngày làm việc sau khi kết thúc cuộc kiểm tra, khảo sát).
c) Nội dung cuộc/buổi khảo sát thực địa, kiểm tra liên ngành được cơ quan chủ trì lập thành biên bản, lưu hồ sơ (biên bản ghi đầy đủ thành phần tham gia/không tham gia, ý kiến phát biểu của thành viên tham dự/buổi khảo sát và ghi rõ nội dung thống nhất giải quyết). Biên bản làm việc là một trong các thành phần hồ sơ để cơ quan chủ trì tổng hợp trình/báo cáo cấp có thẩm quyền. Biên bản được sao gửi cho các cơ quan phối hợp để thực hiện công tác phối hợp.