Điều 19. Quản lý, lưu trữ công văn, hồ sơ vụ việc và công bố số liệu
1. Quản lý, lưu trữ công văn, tài liệu:
a) Công văn đến, công văn đi phải được đăng ký vào sổ theo quy định. Công văn đến phải được chuyển cho lãnh đạo Trung tâm hoặc Trưởng Chi nhánh để xử lý kịp thời. Công văn đi phải được lưu theo đúng quy định. Việc phát hành, lưu trữ công văn, tài liệu phải tuân theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và yêu cầu bảo mật của nhà nước;
b) Theo phân công của Giám đốc Trung tâm, Trưởng Chi nhánh, công văn được chuyển đến các Phòng chuyên môn và viên chức của Trung tâm hoặc Chi nhánh. Chi nhánh, Phòng chuyên môn, viên chức được phân công có trách nhiệm xem xét, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của nội dung công văn.
2. Lưu trữ hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý:
Sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc việc thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý, người thực hiện trợ giúp pháp lý có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Trung tâm hoặc Trưởng Chi nhánh xem xét để chuyển hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý lưu trữ theo quy định. Đối với hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý do Chi nhánh thực hiện thì chậm nhất là ngày cuối cùng của năm đó, Chi nhánh phải chuyển toàn bộ hồ sơ vụ việc về Trung tâm để lưu trữ theo quy định. Việc giao nhận hồ sơ lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
3. Các văn bản, tài liệu, số liệu đang trong thời gian nghiên cứu, các vụ việc đang trong quá trình xem xét, giải quyết phải được lưu giữ theo quy định của pháp luật. Việc công bố thông tin về số liệu tuyệt đối của hoạt động trợ giúp pháp lý ở địa phương phải được sự đồng ý của Giám đốc Sở Tư pháp hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý về trợ giúp pháp lý. Các thông tin có liên quan đến hoạt động dự án hợp tác quốc tế hoặc khi làm việc với người nước ngoài (nếu có) phải tuân thủ theo quy định của Ủy ban nhân dân thành phố và cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành về trợ giúp pháp lý. Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm về số liệu thống kê, báo cáo, công bố thông tin của Trung tâm.