Điều 6. Cách thức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị
Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị theo các hình thức sau:
1. Tiếp nhận trực tiếp:
Cá nhân, tổ chức trực tiếp đến Văn phòng UBND tỉnh để phản ảnh, kiến nghị được Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính hướng dẫn điền theo mẫu. Khi cần thiết có thể mời chuyên viên liên quan tham gia để đề nghị cá nhân, tổ chức làm rõ nội dung phản ánh, kiến nghị.
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính cử chuyên viên tiếp nhận phản ánh, kiến nghị hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 của Quy định này. Trường hợp phản ánh, kiến nghị không theo đúng quy định nói trên thì không tiếp nhận và hướng dẫn cá nhân, tổ chức sửa đổi cho phù hợp.
- Phát hành Phiếu Tiếp nhận cho tổ chức, cá nhân.
- Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy trình sử dụng phần mềm.
- Chuyển văn thư để vào sổ văn bản đến, văn thư trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công cho Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính xử lý để giải quyết phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân.
2. Tiếp nhận qua điện thoại:
Hình thức phản ánh này được thực hiện qua số điện thoại chuyên dùng nêu tại Khoản 1, Điều 5 của Quy định này. Chuyên viên tiếp nhận phải ghi rõ thời gian nhận điện thoại, số điện thoại gọi đến, ghi chép trung thực nội dung phản ánh, kiến nghị... và ký xác nhận vào Phiếu tiếp nhận phản ánh, kiến nghị qua điện thoại và nhập vào phần mềm theo dõi.
Chuyên viên tiếp nhận khuyến khích các cá nhân, tổ chức xác nhận lại nội dung phản ánh, kiến nghị bằng văn bản.
3. Tiếp nhận qua văn thư:
Cá nhân, tổ chức gửi phản ánh, kiến nghị bằng văn bản qua đường bưu điện, fax, chuyển trực tiếp đến bộ phận văn thư của Văn phòng UBND tỉnh hoặc qua hộp thư điện tử nêu tại Khoản 1, Điều 5 của Quy định này.
- Trong quá trình xử lý văn bản đến, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm xác định các vấn đề liên quan phản ánh, kiến nghị để chuyển cho Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính xử lý;
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - xử lý theo quy trình sử dụng phần mềm để theo dõi;
4. Tiếp nhận qua Cổng thông tin điện tử tỉnh:
Phản ánh, kiến nghị tiếp nhận qua Cổng thông tin điện tử của tỉnh thể hiện dưới hai hình thức:
- Cá nhân, tổ chức trực tiếp phản ánh vào mục “Tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức”.
- Do Cổng thông điện tử tỉnh thu thập, tổng hợp ý kiến phản ảnh trên báo chí thông qua mục điểm tin báo chí liên quan đến tỉnh Thừa Thiên Huế.
Khi tiếp nhận theo hình thức này, Cổng thông điện tử tỉnh trình phản ánh, kiến nghị cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh để phân cho Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính xử lý để giải quyết phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân.