Điều 7. Việc vận chuyển, giao nhận các tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước (sau đây gọi chung là tài liệu mật) phải đảm bảo tuyệt đối an toàn và thực hiện theo các quy định sau:
1. Giao nhận tài liệu mật:
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu mật giữa các khâu: Người soạn thảo, đánh máy, in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản .... đều phải vào sổ, có ký nhận của người giao, người nhận. Việc giao nhận tài liệu mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc, đảm bảo an toàn theo quy định của Thủ trưởng đơn vị có tài liệu mật.
2. Gửi tài liệu mật đi:
a) Vào sổ: Tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào sổ "Tài liệu mật đi"; phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký nhận (ghi rõ họ tên). Trường hợp gửi tài liệu mật độ "Tuyệt mật" thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu mật gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi.
b) Lập phiếu gửi: Tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu gửi, nơi nhận, số ký hiệu từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc trên phía trái của tờ phiếu.
Khi nhận tài liệu mật, phải hoàn lại phiếu gửi cho nơi gửi tài liệu mật.
c) Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không được bỏ chung trong một bì với tài liệu thường. Bì gửi tài liệu mật phải làm bằng chất liệu giấy dai, độ thấm nước thấp, khó bóc, không nhìn thấu qua được.
Đóng dấu ký hiệu các độ mật ngoài bì như sau:
- Tài liệu độ "Mật" đóng dấu chữ "C"
- Tài liệu độ "Tối mật" đóng dấu chữ "B"
- Tài liệu độ "Tuyệt mật" gửi bằng hai bì:
+ Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu độ "Tuyệt mật". Nếu tài liệu được gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì".
+ Bì ngoài: Ghi như tài liệu thường, đóng dấu chữ "A".
d) Niêm phong: Tài liệu "Tuyệt mật", "Tối mật" gửi đi, bì trong sau khi dán hồ phải niêm phong chỗ giao điểm các mối chéo phía sau của bì bằng si hoặc bằng giấy mỏng khó bóc. Dấu niêm phong đóng một nửa trên si hoặc trên giấy niêm phong, một nủa trên giấy bì, dùng mực dấu mầu đỏ tươi.
3. Nhận tài liệu mật đến:
Mọi tài liệu mật từ bất cứ nguồn nào gửi đến đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan, đơn vị vào sổ "Tài liệu mật đến" để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp tài liệu mật gửi đến mà bì trong có dấu "chỉ người có tên mới được bóc bì" thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển đến người có thẩm quyền giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
Mọi tài liệu mật đến sau khi nhận, kiểm tra xong, văn thư phải ký xác nhận vào phiếu gửi và trả lại nơi gửi tài liệu đó.
Trường hợp thấy tài liệu mật gửi đến nơi mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí mật hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải lập biên bản xác nhận và báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
4. Thu hồi tài liệu mật:
Những tài liệu mật có đóng dấu "Tài liệu thu hồi", văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu đảm bảo tài liệu không bị thất lạc.
5. Vận chuyển tài liệu mật:
Vận chuyển tài liệu mật phải đảm bảo an toàn tuyệt đối theo quy định sau:
Do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ văn thư, giao liên của cơ quan, đơn vị thực hiện.
- Khi vận chuyển tài liệu mật phải có đủ phương tiện đáp ứng việc bảo quản, mang, giữ; trong mọi trường hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài liệu mật.
IV. THỐNG KÊ CẤT GIỮ, BẢO QUẢN CÁC TÀI LIỆU THUỘC BÍ MẬT NHÀ NƯỚC