Điều 4. Hồ sơ và quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh phải thực hiện theo quy trình sau:
1. Gửi đầy đủ 02 bộ hồ sơ tới Sở Ngoại vụ Quảng Ninh thẩm định ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
2. Hồ sơ đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bao gồm:
2.1. Văn bản của cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi Sở Ngoại vụ (theo Biểu mẫu số 1 của Quyết định này);
2.2. Tài liệu về nội dung hội nghị, hội thảo: Tài liệu cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo bao gồm: Tập gấp, tờ rơi (nếu có), bài tham luận... Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt;
2.3. Ý kiến của cơ quan chuyên môn liên quan đến lĩnh vực, nội dung hội thảo được tổ chức (nếu có);
2.4. Đối với các đơn vị là doanh nghiệp: Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy tờ khác (có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo);
2.5. Đối với các tổ chức phi chính phủ nước ngoài: Bản sao Giấy phép lập Văn phòng đại diện/Văn phòng dự án/Giấy phép hoạt động của tổ chức tại Việt Nam và Quyết định của UBND tỉnh, thành phố hoặc Bộ, ngành liên quan phê duyệt chương trình/dự án.
2.6. Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố: Văn bản của cơ quan chủ quản của cơ quan, đơn vị.
2.7. Bản sao hộ chiếu, thị thực của người nước ngoài tham gia hội nghị, hội thảo.
2.8. Thành phần đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo.
3. Thời hạn xử lý:
3.1. Sở Ngoại vụ tiến hành lấy ý kiến của các Sở, ban, ngành liên quan đến hội nghị, hội thảo trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
3.2. Các Sở, ban, ngành liên quan: Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ, có ý kiến trả lời bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ. Nếu quá thời gian trên, các Sở, ban, ngành không có ý kiến trả lời bằng văn bản thì coi như đồng ý.
Trong thời gian 05 ngày làm việc sau khi nhận được ý kiến từ các Sở, ban, ngành liên quan, Sở Ngoại vụ thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
3.3. Ủy ban nhân dân tỉnh: Trả lời cho các cơ quan, tổ chức bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc.
4. Đối với các nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh đồng thời gửi báo cáo Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan để xin ý kiến trong thời gian 03 ngày làm việc.