Điều 5. Trách nhiệm của Ban Tiếp công dân tỉnh
1. Tiếp nhận đăng ký tiếp công dân
Tiếp nhận đăng ký tiếp công dân được thực hiện qua các hình thức: Dịch vụ bưu chính; đăng ký trực tiếp tại Trụ sở tiếp công dân tỉnh hoặc tiếp nhận đăng ký qua phần mềm đăng ký tiếp công dân.
2. Kiểm tra, rà soát thông tin đăng ký tiếp công dân
a) Thông tin công dân đăng ký tiếp phải đầy đủ: Họ và tên, địa chỉ; số căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu...; giấy ủy quyền (nếu có); số điện thoại (nếu có).
b) Tóm tắt nội dung vụ việc và yêu cầu giải quyết.
c) Tài liệu kèm theo (nếu có).
3. Hướng dẫn công dân đăng ký tiếp công dân.
a) Đối với đăng ký được gửi qua dịch vụ bưu chính và trên phần mềm: Trường hợp đầy đủ thông tin theo quy định khoản 2 Điều này thì tổng hợp danh sách, xây dựng nội dung chương trình tiếp công dân.
Trường hợp không đầy đủ thông tin theo quy định tại khoản 2 Điều này thì tổng hợp, lưu theo dõi.
b) Đối với đăng ký trực tiếp: Thực hiện hướng dẫn công dân ghi đầy đủ thông tin tại khoản 2 Điều này; yêu cầu công dân cung cấp các tài liệu kèm theo (nếu có), tổng hợp danh sách, xây dựng nội dung chương trình tiếp công dân.
4. Chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiếp công dân định kỳ của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban Tiếp công dân tỉnh thực hiện việc tham mưu hình thức tiếp công dân; xếp lịch tiếp và thông báo lịch tiếp công dân.
Việc xếp lịch tiếp công dân được thực hiện theo thứ tự đăng ký cho đến hết danh sách. Trường hợp danh sách đăng ký nhiều hơn số lượt có thể tiếp trong tháng thì thực hiện xếp lịch sang các tháng tiếp theo.
5. Vụ việc thuộc trường hợp quy định tại Điều 9 Luật Tiếp công dân thì từ chối tiếp công dân. Việc từ chối tiếp công dân thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 của Tổng Thanh tra Chính phủ quy định quy trình tiếp công dân.
6. Chuẩn bị các điều kiện để tổ chức tiếp công dân.
a) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản thông báo đến các cơ quan, đơn vị có liên quan tham gia tiếp công dân. Trường hợp tiếp công dân ngay tại thời điểm phát sinh, việc thông báo đến các cơ quan, đơn vị có liên quan được thực hiện bằng hình thức thông báo trực tiếp hoặc qua điện thoại.
b) Tổng hợp hồ sơ, tài liệu vụ việc tiếp công dân.
c) Công khai thông tin tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân tỉnh theo quy định tại Điều 24 Luật Tiếp công dân.
d) Chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết để phục vụ công tác tiếp công dân.
7. Ghi chép đầy đủ việc tiếp công dân vào Sổ Tiếp công dân và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu Quốc gia về công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.
8. Chậm nhất 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp công dân, Ban Tiếp công dân tỉnh tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành thông báo kết luận và gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để triển khai thực hiện theo đúng chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Nội dung thông báo phải xác định thời gian hoàn thành và báo cáo kết quả thực hiện.
9. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh sau kỳ tiếp công dân.
10. Phối hợp với Thanh tra tỉnh tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh sau kỳ tiếp công dân.