Điều 5. Việc cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu
- Các Tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực theo khoản 1, Điều 3 của Quy chế này tại cơ quan, tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận, người có thẩm quyền chứng thực ký tên, đóng dấu.
- Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch phải cập nhật của Cơ sở dữ liệu gồm có:
- Thông tin về nhân thân: họ và tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm sinh, Giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân/căn cước công dân, hộ chiếu, chứng minh sĩ quan…) nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;
- Thông tin về tổ chức: tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập, thông tin người đại diện (họ và tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm sinh, giấy tờ tùy thân, chức vụ);
- Thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà ở/công trình xây dựng; quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất, giấy chứng nhận (số phát hành, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận, ngày cấp và cơ quan cấp); thông tin ngày tháng năm cập nhật thay đổi chủ sử dụng trên giấy chứng nhận (nếu có).
- Thông tin về tài sản là động sản có đăng ký và tài sản khác: giấy đăng ký quyền sở hữu tài sản, số đăng ký tài sản (biển số), số giấy chứng nhận, mã số tài sản, ngày tháng năm cấp, cơ quan cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
đ) Thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc chứng thực. Đối với tài sản là bất động sản thì ghi thông tin là giao dịch toàn bộ hay một phần;
e) Các thông tin khác có liên quan.
- Các trường thông tin có gắn dấu sao (*) trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật. Việc cập nhật thông tin của các loại tài sản được thực hiện theo tài liệu hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
- Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và các cá nhân có liên quan phải chịu trách theo quy định của pháp luật.
5. Mọi sự thay đổi nội dung thông tin trong hợp đồng, giao dịch cũng phải được cung cấp, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi.
6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ.