Điều 10. Quy trình tổ chức đối thoại doanh nghiệp do các sở, ban, ngành, địa phương chủ trì tổ chức
1. Trước khi tổ chức đối thoại doanh nghiệp:
a) Công tác chuẩn bị:
Trước khi tổ chức đối thoại, người chủ trì tổ chức đối thoại quyết định nhân sự tham gia đối thoại, cử bộ phận tham mưu giúp việc (gồm đại diện các đơn vị, bộ phận có liên quan thuộc phạm vi quản lý) giúp cơ quan, đơn vị điều hành buổi đối thoại.
Người chủ trì tổ chức đối thoại giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, từng bộ phận đảm nhiệm trong các giai đoạn: Chuẩn bị đối thoại, tiến hành đối thoại và xử lý công việc sau đối thoại.
Trường hợp phối hợp với các cơ quan khác cùng tiến hành đối thoại, cần trao đổi thống nhất về chủ trương, nội dung, thời gian và thành phần tham gia đối thoại. Trên cơ sở đó phân công nhiệm vụ cho từng cơ quan, đơn vị cùng cấp chuẩn bị trước nội dung, tài liệu và nhân sự tham gia đối thoại.
b) Triển khai thực hiện:
Cơ quan chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức đối thoại; chuẩn bị nội dung đối thoại, tập trung hướng vào chủ đề của buổi đối thoại trực tiếp, đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu. Phát hành phiếu đặt câu hỏi đến cộng đồng doanh nghiệp để nắm tình hình, các đề xuất, kiến nghị của các doanh nghiệp trước khi tổ chức đối thoại để lựa chọn chủ đề, nội dung phù hợp, phản ánh đúng các vấn đề doanh nghiệp quan tâm.
Nghiên cứu các ý kiến gửi đến để nắm bắt các vướng mắc phát sinh và yêu cầu của người đối thoại; tổ chức phân loại từng nội dung, theo mức độ cấp thiết của vấn đề kiến nghị, báo cáo cấp trên nếu vượt quá thẩm quyền. Tất cả các ý kiến thu thập được và nội dung chuẩn bị trả lời đều phải tập hợp vào hồ sơ tài liệu đối thoại, trong đó nêu rõ: Tên tổ chức, cá nhân nêu kiến nghị; nội dung kiến nghị; nội dung trả lời, kết quả đã giải quyết hoặc hướng sẽ giải quyết, thời gian giải quyết, cấp giải quyết. Hồ sơ, tài liệu đối thoại cần sắp xếp phân loại theo chuyên đề, nội dung: những việc trả lời ngay tại hội nghị, những việc cần kiểm tra làm rõ, trả lời sau, những việc ghi nhận và báo cáo UBND tỉnh.
Mời và kết hợp thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng về thời gian, địa điểm, chủ đề, nội dung của buổi đối thoại để doanh nghiệp biết và chuẩn bị ý kiến bằng văn bản hoặc trực tiếp tại buổi đối thoại trong thời gian ít nhất 10 ngày trước khi tiến hành đối thoại.
2. Tiến trình đối thoại doanh nghiệp:
Khai mạc, giới thiệu đại biểu, thành phần tham dự và chủ trì buổi đối thoại doanh nghiệp.
Chủ trì buổi đối thoại thông báo cho doanh nghiệp về nội dung, mục đích, yêu cầu của buổi đối thoại doanh nghiệp.
Yêu cầu đại diện doanh nghiệp báo cáo tóm tắt sự việc và quá trình tổ chức, thực hiện việc giải quyết những kiến nghị, đề xuất của doanh nghiệp.
Cơ quan chủ trì tiến hành đối thoại trực tiếp với doanh nghiệp theo những nội dung đã kiến nghị, vướng mắc.
Bộ phận được giao trả lời đối thoại trực tiếp phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao của cơ quan mình, cấp mình để trả lời rõ ràng, cặn kẽ, chính xác, ngắn gọn và dễ hiểu. Những vấn đề có tính chất phức tạp hoặc có hồ sơ, văn bản kèm theo thì phải trả lời bằng văn bản hoặc mời doanh nghiệp có ý kiến, kiến nghị đến làm việc cụ thể tại trụ sở đơn vị.
Chủ trì kết luận những nội dung đã đối thoại, giao nhiệm vụ cho các bộ phận có liên quan tiếp tục giải quyết những kiến nghị của doanh nghiệp bằng văn bản, tổng hợp và báo cáo UBND tỉnh.
Tổ thư ký: Có trách nhiệm tổng hợp, ghi chép đầy đủ toàn bộ diễn biến của buổi đối thoại.
3. Sau khi đối thoại doanh nghiệp:
Sau buổi đối thoại, chủ trì chỉ đạo tổ thư ký xây dựng báo cáo kết quả và tổng hợp những kiến nghị, đề xuất của các doanh nghiệp để giao bộ phận chức năng xử lý phù hợp với quy định. Chuyển đơn vị có thẩm quyền cùng cấp giải quyết đối với các kiến nghị thuộc trách nhiệm của đơn vị đó theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, đồng thời thông báo cho doanh nghiệp có kiến nghị biết. Trình cơ quan cấp trên giải quyết các vấn đề vượt quá thẩm quyền đã được nêu ra và ghi nhận tại buổi đối thoại.
Các đơn vị có liên quan trả lời bằng văn bản cho các doanh nghiệp các kiến nghị đã được nêu tại cuộc họp nhưng chưa trả lời sau khi đã kiểm tra, xác minh trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được các kiến nghị, đề xuất của các doanh nghiệp do chủ trì hội nghị gửi đến (khi cần thiết có thể xin gia hạn đơn vị chủ trì).
Trong thời hạn 15 ngày làm việc sau khi kết thúc hội nghị đối thoại doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức đối thoại báo cáo kết quả của cuộc đối thoại với cơ quan cấp trên những vấn đề cần tiếp thu, bổ sung, sửa đổi chính sách, chế độ hoặc quy trình thủ tục quản lý; những vấn đề phát sinh vượt cấp không thể giải quyết được và biện pháp xử lý tiếp theo (bằng văn bản).
Nội dung tổng hợp các vấn đề kiến nghị và kết quả trả lời đối thoại phải được gửi đến doanh nghiệp, nhà đầu tư tham gia đối thoại để biết, thực hiện và giám sát.