Điều 5. Tài khoản, mật khẩu quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống
1. Tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống được cấp trong các trường hợp sau:
a) Bộ phận quản trị Hệ thống.
b) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề nghị cấp tài khoản sử dụng Hệ thống cho Công chứng viên đã được đăng ký hành nghề và được cấp Thẻ công chứng viên của tổ chức mình.
c) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề nghị cấp tài khoản sử dụng Hệ thống cho tổ chức mình.
d) Có văn bản của cơ quan có liên quan đề nghị cấp tài khoản cho cơ quan mình thực hiện việc tra cứu thông tin trong Hệ thống.
2. Mật khẩu truy cập Hệ thống phải bảo đảm 08 ký tự, bao gồm ký tự chữ cái thường, in hoa, số và ký tự đặc biệt. Định kỳ 03 tháng các tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản phải thay đổi mật khẩu.
3. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Hệ thống.
4. Khóa tài khoản có thời hạn
Tài khoản của tổ chức, cá nhân quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống bị khóa có thời hạn trong các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng đối với Công chứng viên.
b) Có văn bản của cơ quan có thẩm quyền đề nghị khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Hệ thống.
c) Tổ chức, cá nhân quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống có các hành vi quy định tại Điều 4 Quy chế này.
5. Việc khóa tài khoản có thời hạn chấm dứt khi không còn vi phạm các điều kiện để khóa tài khoản tại khoản 4 Điều này.
6. Khóa tài khoản vĩnh viễn
Tài khoản của cá nhân, tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định miễn nhiệm, thu hồi thẻ công chứng viên đối với Công chứng viên.
b) Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất tổ chức hành nghề công chứng.
c) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề nghị khóa tài khoản đã cấp cho Công chứng viên chấm dứt hành nghề tại tổ chức mình, sau khi hoàn tất thủ tục xóa đăng ký hành nghề theo quy định.
d) Có văn bản của cơ quan có thẩm quyền đề nghị khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Hệ thống.
7. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản tại Khoản 1, 4, 6 điều này, Sở Tư pháp thực hiện việc cấp tài khoản, khóa tài khoản của các tổ chức, cá nhân theo quy định. Sở Tư pháp căn cứ vào Quy chế này và mức độ vi phạm của cá nhân, tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống để thực hiện việc khóa tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống.