Điều 13. Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu 1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu, thời gian nhập thông tin sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng viên ký chứng nhận. 2. Phòng Tư pháp chỉ đạo công chức làm công tác chứng thực có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản đã chứng thực vào Cơ sở dữ liệu, thời gian nhập thông tin sau khi hợp đồng, giao dịch được ký chứng thực. 3. Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo công chức làm công tác chứng thực có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã chứng thực vào Cơ sở dữ liệu, thời gian nhập thông tin sau khi hợp đồng, giao dịch được ký chứng thực. 4. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng (Các trường thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu công chứng là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có: a) Đối với thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch; b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động và người đại diện (nếu có), số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập; c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích thửa đất; d) Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có); đ) Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc chứng thực; e) Các thông tin khác có liên quan. 5. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức, cá nhân có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự. Mọi sự thay đổi nội dung thông tin cũng phải được cung cấp, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi. 6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm. Điều 14. Trách nhiệm tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch 1. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực phải có trách nhiệm trực tiếp tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của tài sản. 2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn, tập huấn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. 3. Xử lý kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu: Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đó. a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn; b) Nếu phát hiện tài sản có thông tin bị trùng về số phát hành, số vào sổ cấp giấy chứng nhận, số thửa đất, số tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích thửa đất, thông tin của người sở hữu tài sản hoặc trong trường hợp phát sinh tình huống cụ thể khác, các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch báo cáo kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để được hướng dẫn, giải quyết. Điều 15. Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu 1. Các tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký tham gia vào hệ thống Cơ sở dữ liệu trước khi đề nghị cấp giấy đăng ký hoạt động. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng; Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực. 2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh. 3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp. — Quyết định 15/2019/QĐ-UBND