Điều 12. Mối quan hệ và trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
a) Là đầu mối chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho tổ chức và cá nhân; phối hợp với cơ quan (phòng, ban) chuyên môn trong giải quyết hồ sơ cho tổ chức và cá nhân.
b) Tiếp nhận, viết phiếu hẹn, phiếu chuyển giao và chuyển giao hồ sơ đến cơ quan (phòng, ban) chuyên môn nếu hồ sơ đúng, đầy đủ; hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh nếu hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định và hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết nếu yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết. Quá trình thực hiện các cơ quan, đơn vị cần tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO: 9001-2008 đã công bố tại cơ quan đơn vị.
c) Nhận kết quả từ cơ quan (phòng, ban) chuyên môn, vào sổ theo dõi, thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có) và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.
d) Thông tin, tuyên truyền để tổ chức, cá nhân biết về hoạt động của cơ chế phối hợp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
đ) Phối hợp với cơ quan (phòng, ban) chuyên môn thông báo gửi tổ chức và cá nhân nêu rõ lý do vì sao hồ sơ không thể giải quyết, hồ sơ giải quyết chậm.
e) Mở sổ góp ý, hòm thư góp ý, phiếu khảo sát ý kiến (theo mẫu) và tổ chức khảo sát mức độ hài lòng của tổ chức và cá nhân đối với việc giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan nhà nước (tùy theo điều kiện thực tế, có thể khảo sát mức độ hài lòng của tổ chức và cá nhân thường xuyên hoặc định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm).
2. Cơ quan (phòng, ban) chuyên môn
a) Nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, phân công cán bộ, công chức xử lý hồ sơ đảm bảo đúng các quy định của pháp luật.
b) Phối hợp với bộ phận một cửa hướng dẫn tổ chức và cá nhân các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ cho tổ chức và cá nhân đảm bảo quy định của pháp luật.
c) Trường hợp phát hiện hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì chuyển trả lại cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, không liên hệ trực tiếp với tổ chức và cá nhân yêu cầu bổ sung hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm liên hệ với tổ chức và cá nhân để đề nghị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
d) Chuyển, trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đúng thời gian quy định.
đ) Chủ trì soạn thảo thông báo trình Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã ký gửi tổ chức và cá nhân nêu rõ lý do vì sao hồ sơ không thể giải quyết, hồ sơ giải quyết chậm.
e) Cán bộ, công chức khi thực hiện việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, trả kết quả có trách nhiệm ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi giải quyết hồ sơ, phiếu chuyển giao hồ sơ, phiếu nhận và hẹn trả kết quả, các loại sổ lưu trữ, hồ sơ, tài liệu khác (nếu có).
3. Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
a) Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND cấp huyện và trước pháp luật về hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
b) Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã và Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả về thực hiện nhiệm vụ được giao.
c) Đối với những nơi có điều kiện trang bị đồng phục thì cán bộ, công chức trong khi thi hành nhiệm vụ phải mặc đồng phục và đeo thẻ công chức.
d) Bàn làm việc của công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải có bảng ghi rõ họ, tên, chức danh, đơn vị công tác, lĩnh vực công việc được giao thực hiện.