Điều 11. Cơ quan, đơn vị tổ chức đối thoại phải chủ động chuẩn bị chu đáo các nội dung và tài liệu phục vụ đối thoại theo trình tự sau:
1. Căn cứ vào kế hoạch, mục tiêu cụ thể của mỗi cuộc đối thoại, tiến hành thu thập ý kiến tham gia thông qua các hình thức: thư mời; phiếu thăm dò ý kiến; trang thông tin điện tử của ngành, kiến nghị của công dân, tổ chức gửi đến; các vấn đề được phản ánh trên các phương tiện thông tin đại chúng.
2. Nghiên cứu, khai thác các ý kiến gửi đến để nắm bắt các vướng mắc phát sinh và yêu cầu của công dân, tổ chức; phân loại theo từng chuyên đề, từng nội dung, theo mức độ cấp thiết của vấn đề kiến nghị, trên cơ sở đó phân công cụ thể cho các đơn vị, bộ phận có liên quan chuẩn bị nội dung trả lời.
3. Tổ chức thảo luận thống nhất về các vấn đề kiến nghị và dự kiến nội dung trả lời để báo cáo cấp trên; đồng thời phân công giải quyết ngay các kiến nghị thuộc thẩm quyền của mình trước khi thực hiện đối thoại hoặc xin ý kiến cấp trên về hướng giải quyết những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp mình.
4. Tất cả các ý kiến thu thập được và nội dung chuẩn bị trả lời đều phải tập hợp vào tài liệu đối thoại, trong đó nêu rõ: tên tổ chức, cá nhân nêu kiến nghị; nội dung kiến nghị; nội dung trả lời, kết quả đã giải quyết hoặc hướng giải quyết, thời gian giải quyết, cấp giải quyết. Tài liệu đối thoại cần sắp xếp phân loại theo chuyên đề, nội dung kết hợp với mức độ xử lý: những việc trả lời ngay tại cuộc đối thoại; những việc cần kiểm tra làm rõ, trả lời sau; những việc ghi nhận và báo cáo cấp trên.