Điều 6. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ trong việc lưu giữ, bảo quản hộ chiếu
1. Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại Sở Ngoại vụ, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
2. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 tháng thì thông báo cho đương sự biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
3. Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác sang đơn vị khác không thuộc phạm vi quản lý của tỉnh.
4. Báo cáo ngay bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh về việc cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu cố tình không giao nộp hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ theo quy định sau khi nhập cảnh về nước tại Khoản 4, Điều 6 của Quy định này và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.
5. Trong trường hợp hộ chiếu do Sở Ngoại vụ quản lý bị mất, bị hỏng, thông báo ngay bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an về việc hộ chiếu bị mất, bị hỏng.
6. Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu này, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích để hủy giá trị của các hộ chiếu nói trên.
7. Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo Quy định này.